Năm 2010, 107 nghìn tỷ e-mail được gửi qua Internet. Trong khi đó, Bưu điện Hoa Kỳ xử lý khoảng 160 tỷ mẩu thư mỗi năm. Việc sử dụng rộng rãi e-mail là do một số ưu điểm, bao gồm tốc độ và chi phí thấp. Mặc dù chúng rất phổ biến, nhưng thư điện tử có một vài nhược điểm, và bưu điện truyền thống vẫn hữu ích ngay cả trong thế kỷ 21.
Tốc độ
Một trong những ưu điểm chính của e-mail là tốc độ. Trong khi một thông điệp điện tử có thể truyền đi với tốc độ ánh sáng theo đúng nghĩa đen, một bức thư bưu điện truyền thống có thể mất vài ngày hoặc thậm chí vài tuần mới đến được đích. Tính chất tức thời của e-mail có thể là một lợi ích chính cho các doanh nghiệp, những người có thể cộng tác và chia sẻ thông tin nhanh chóng.
Tuy nhiên, tốc độ của e-mail cũng có thể là một nhược điểm. Bởi vì thư điện tử có thể được gửi đi chỉ với một vài cú nhấp chuột, chúng được sử dụng thường xuyên hơn nhiều so với các bản sao giấy truyền thống. Nếu một số lượng lớn e-mail lấp đầy hộp thư đến quá nhanh, người dùng có thể bị choáng ngợp hoặc bị phân tâm bởi khối lượng thư. Có thể tốn thời gian để sắp xếp một số lượng lớn các e-mail không liên quan, tất cả đều nhanh chóng được gửi đến một người nhận.
Giá cả
E-mail là một hệ thống cực kỳ rẻ so với một bưu điện bình thường. Khi một máy tính đã được kết nối với Internet, hầu như không cần phải trả chi phí để gửi tin nhắn điện tử. Tiết kiệm chi phí của e-mail đặc biệt có giá trị đối với các doanh nghiệp, những người có thể gửi hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn tin nhắn mỗi ngày. Nếu các chữ cái truyền thống được sử dụng thay thế, chi phí bưu chính và vật tư là đáng kể.
Tin nhắn giá rẻ có một nhược điểm lớn: spam. Các nhà tiếp thị hoặc thậm chí những kẻ lừa đảo có thể gửi e-mail mà không bị giới hạn bởi giá bưu phí. Điều này dẫn đến một số lượng lớn các tin nhắn rác không mong muốn mà người nhận phải lọc và xóa. Thời gian và nguồn lực dành cho việc xử lý thư rác có thể ảnh hưởng đến năng suất của các cá nhân và doanh nghiệp.
Chú ý
Thư điện tử thường ít mang tính cá nhân hoặc ít quan trọng hơn thư gửi qua bưu điện. Điều này có cả lợi thế và bất lợi. Mặt khác, các e-mail dùng một lần và không mang tính cá nhân có nghĩa là người dùng không cảm thấy có nghĩa vụ phải trả lời từng tin nhắn. Mọi người chỉ có thể tập trung chú ý vào những e-mail có liên quan nhất và xóa mọi tin nhắn không cần thiết.
Mặt khác, các bức thư được cá nhân hóa gửi qua bưu điện thường nhận được mức độ quan tâm mà các bức thư điện tử thiếu. Việc thiếu liên lạc cá nhân trong e-mail có thể dẫn đến việc người nhận bỏ lỡ các chi tiết quan trọng hoặc hoàn toàn bỏ qua thư. Một lá thư truyền thống có thể là một cách tốt để nổi bật giữa đám đông và có một thông điệp được chú ý.
định dạng
Thư điện tử thường có định dạng không chính thức và rất thích hợp cho việc trao đổi thư từ ngắn gọn đến từng điểm. Đây có thể là một lợi ích tuyệt vời cho những người muốn cộng tác hoặc trò chuyện trong một môi trường không bị giới hạn.
Bản chất không chính thức của e-mail cũng có thể là một bất lợi. Các tài liệu quan trọng như hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý thường phải được gửi qua bưu điện truyền thống. Phương pháp này được coi là chính thức và đáng tin cậy hơn, trong khi thư điện tử chỉ giới hạn trong giao tiếp thông thường.
