Microsoft Office 2007 bao gồm một tính năng để gửi phản hồi tự động cho các tin nhắn đến. Mặc dù Microsoft Exchange Server bao gồm Trợ lý vắng mặt, Outlook có thể sao chép tính năng này bằng cách tạo quy tắc và mẫu e-mail. Mỗi khi bạn nhận được e-mail, Outlook sẽ trả lời người gửi bằng một phản hồi tự động. Mặc dù người gửi có thể gửi nhiều e-mail, quy tắc chỉ cho phép một thư trả lời. Điều này ngăn người gửi nhận được cùng một câu trả lời nhiều lần.
Tạo mẫu trả lời tự động
Mở Microsoft Office 2007 và nhấp vào menu "Tệp". Trỏ chuột đến "Mới" và nhấp vào "Tin nhắn Thư".
Nhấp vào tab "Tùy chọn" trong nhóm Định dạng. Nhấp vào "Văn bản thuần túy".
Nhập tin nhắn bạn muốn gửi làm thư trả lời tự động của bạn vào nội dung tin nhắn.
Nhấp vào "Nút Microsoft Office" và nhấp vào "Lưu dưới dạng". Nút Microsoft Office nằm ở phần trên cùng bên trái của thư của bạn.
Nhấp vào "Mẫu Outlook (* .oft)" trong danh sách thả xuống "Lưu dưới dạng".
Nhập tên tệp cho mẫu thư của bạn vào hộp "Tên tệp" rồi nhấn "Lưu".
Tạo quy tắc trả lời tự động
Nhấp vào "Quy tắc và Cảnh báo" trên menu thả xuống "Công cụ". Nhấp vào "Quy tắc mới".
Nhấp vào "Kiểm tra thư khi chúng đến" trong "Bắt đầu từ quy tắc trống". Nhấn tiếp."
Chọn hộp kiểm "Đã gửi cho chỉ tôi" trong "Bạn muốn kiểm tra điều kiện nào?" và chọn bất kỳ điều kiện nào khác mà bạn cần. Nhấn tiếp." Chọn "Có" khi được hỏi liệu bạn có muốn áp dụng quy tắc này cho mỗi tin nhắn nhận được hay không.
Chọn hộp "Trả lời bằng một mẫu cụ thể" trong "Bạn muốn làm gì với thư?"
Xem trong "Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc" và chọn "Một mẫu cụ thể". Nhấp vào "Mẫu Người dùng trong Hệ thống Tệp" trong hộp thoại "Tìm trong".
Chọn mẫu được tạo cho phản hồi tự động và nhấp vào "Mở". Nhấn tiếp."
Chọn bất kỳ ngoại lệ ưa thích nào cho quy tắc và nhấp vào "Tiếp theo".
Nhập tên cho quy tắc mới của bạn trong "Bước 1: Chỉ định tên cho quy tắc này" và nhấp vào "Hoàn tất". Quy tắc của bạn hiện đã được bật và sẵn sàng sử dụng.
Lời khuyên
Microsoft Office Online cung cấp các mẫu tin nhắn miễn phí tại văn phòng có sẵn để tải xuống.
Để các câu trả lời tự động được gửi đi, máy tính của bạn phải vẫn được bật và Microsoft Office 2007 phải để mở.
Để tắt quy tắc của bạn, hãy nhấp vào menu "Công cụ" và nhấp vào "Quy tắc và cảnh báo". Bỏ chọn hộp cho quy tắc bạn muốn tắt.
