Zoom là một nền tảng hội nghị truyền hình phổ biến cho phép bạn kết nối với mọi người từ khắp nơi trên thế giới. Với sự gia tăng của các cuộc họp ảo, điều quan trọng là phải biết cách quản lý người tham gia và đảm bảo trải nghiệm cuộc họp suôn sẻ. Một tính năng quan trọng của Zoom là Phòng chờ, nơi những người tham gia cuộc họp được xếp vào hàng đợi ảo cho đến khi người chủ trì chấp nhận họ. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá cách thêm ai đó vào danh sách phòng chờ trong Zoom và những lựa chọn bạn có với tư cách là người quản lý cuộc họp.
Khi ai đó tham gia cuộc họp, Zoom sẽ tự động đặt họ vào Phòng chờ, nơi đóng vai trò là khu vực chờ đợi trước khi cho phép các cá nhân tham gia cuộc họp chính. Với tư cách là người chủ trì hoặc người quản lý cuộc họp, bạn sẽ thấy một cửa sổ bật lên có danh sách những người tham gia đang chờ trong phòng. Để thừa nhận ai đó, chỉ cần chọn tên của họ từ danh sách và nhấp vào nút Thừa nhận.
Để tìm danh sách phòng chờ, bạn vào nút Người tham gia ở cuối màn hình. Thao tác này sẽ mở một bảng điều khiển bên cạnh nơi bạn có thể xem danh sách những người tham gia và các tùy chọn bổ sung. Từ đó, bạn có thể sử dụng nút Chấp nhận để cho phép mọi người vào cuộc họp.
Nếu bạn có nhiều người tham gia trong phòng chờ, bạn có thể thấy hữu ích khi sử dụng nút Thêm nằm ở góc dưới cùng bên phải của bảng điều khiển người tham gia. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ bật lên nơi bạn có thể tìm kiếm các cá nhân cụ thể theo tên hoặc email, giúp việc tìm và thừa nhận họ dễ dàng hơn.
Ngoài việc tiếp nhận mọi người từ danh sách phòng chờ theo cách thủ công, Zoom còn cung cấp một cách khác để cho phép người tham gia vào cuộc họp. Bạn có thể bật cài đặt Tự động chấp nhận, cài đặt này sẽ tự động tiếp nhận những người từ phòng chờ vào cuộc họp mà không yêu cầu bất kỳ hành động nào từ người chủ trì. Tuy nhiên, bạn nên sử dụng tùy chọn này một cách thận trọng vì nó có thể cho phép những người không được phép tham gia cuộc họp mà bạn không biết.
Nếu bạn đang mong đợi ai đó tham gia cuộc họp nhưng họ không có mặt trong phòng chờ, bạn có thể gửi cho họ một tin nhắn riêng bằng chức năng trò chuyện của Zoom. Điều này có thể được thực hiện bằng cách chọn tên người đó từ danh sách người tham gia và nhấp vào nút Trò chuyện. Ngoài ra, bạn cũng có thể gửi tin nhắn cho tất cả người tham gia bằng cách nhấp vào tùy chọn Mọi người.
Tóm lại, biết cách thừa nhận ai đó từ danh sách phòng chờ là một kỹ năng quan trọng để quản lý một cuộc họp zoom. Bằng cách làm theo các bước được nêu trong bài viết này, bạn sẽ có thể dễ dàng tìm thấy và cho phép người tham gia vào cuộc họp, đảm bảo một cuộc tụ tập ảo trơn tru và liền mạch.
Bạn có bất kỳ kiến thức hoặc nhận xét về chủ đề này? Cho chúng tôi biết trong các ý kiến dưới đây!
Để thừa nhận những cá nhân này vào cuộc họp, hãy hoàn thành các bước sau:
Để cho phép những cá nhân này từ phòng chờ vào cuộc họp, hãy làm theo các bước sau:
- Chọn tùy chọn "Quản lý người tham gia" ở dưới cùng của cửa sổ cuộc họp Zoom.
- Một cửa sổ mới sẽ bật lên, hiển thị danh sách những người tham gia hiện tại trong cuộc họp.
- Tìm người tham gia mà bạn đang cố gắng thừa nhận từ danh sách phòng chờ.
- Di chuột qua tên của người tham gia và nhấp vào tùy chọn "Thêm" bên cạnh tên của họ.
- Trong menu thả xuống, chọn chức năng "thừa nhận" để cho họ vào cuộc họp.
- Nếu bạn muốn gửi tin nhắn hoặc yêu cầu nhận xét trước khi thừa nhận chúng, hãy sử dụng tùy chọn "Gửi tin nhắn" để liên hệ với người tham gia.
- Ngoài ra, bạn có thể vô hiệu hóa tính năng phòng chờ cho các cuộc họp trong tương lai bằng cách truy cập cài đặt zoom của bạn và chọn tùy chọn "Cài đặt tài khoản".
- Từ đó, điều hướng đến phần "Phòng chờ" và chuyển đổi cài đặt để vô hiệu hóa nó.
Bằng cách hoàn thành các bước này, bạn sẽ có thể thừa nhận mọi người từ phòng chờ để tham gia các cuộc họp zoom của bạn. Cơ sở kiến thức này sẽ giúp bạn quản lý người tham gia và tìm các tùy chọn thay thế để cho phép người tham gia tham gia các cuộc họp của bạn.
Cách sử dụng phòng chờ zoom
Phòng chờ Zoom là một tính năng hữu ích cho phép bạn kiểm soát những người tham gia các cuộc họp của bạn. Bằng cách sử dụng phòng chờ, bạn có thể thừa nhận hoặc cho phép mọi người tham gia cuộc họp chỉ khi bạn biết họ là ai. Điều này có thể hữu ích trong việc ngăn chặn các cá nhân không được mời hoặc trái phép tham gia cuộc họp của bạn.
Để kích hoạt tính năng phòng chờ, máy chủ hoặc người quản lý cuộc họp cần bật nó trong cài đặt zoom. Dưới đây là các bước để thiết lập và sử dụng phòng chờ:
- Đăng nhập vào tài khoản Zoom của bạn và truy cập cài đặt.
- Chọn "Cuộc họp" từ thanh bên trái.
- Cuộn xuống cài đặt "Phòng chờ" và bật nó lên.
- Khi các phòng chờ được bật, tất cả những người tham gia cố gắng vào cuộc họp sẽ được chuyển đến một cửa sổ bật lên, nơi họ cần đợi cho đến khi người quản lý chủ nhà hoặc người quản lý cuộc họp thừa nhận họ.
- Khi ai đó đang ở trong phòng chờ, người chủ trì hoặc người quản lý cuộc họp có thể chọn tiếp nhận từng người hoặc tiếp nhận tất cả người tham dự cùng một lúc.
- Để thừa nhận cá nhân, hãy nhấp vào nút "Thừa nhận" bên cạnh tên của họ.
- Nếu bạn muốn kết nạp tất cả người tham gia cùng một lúc, bạn có thể sử dụng nút "Tiếp nhận tất cả" ở đầu cửa sổ phòng chờ.
- Bạn cũng có thể gửi tin nhắn cho những người tham gia trong phòng chờ bằng cách sử dụng chức năng trò chuyện trong cửa sổ bật lên của phòng chờ. Điều này có thể hữu ích trong việc cung cấp hướng dẫn hoặc yêu cầu thêm thông tin trước khi thừa nhận chúng.
- Khi bạn đã hoàn thành các hành động cần thiết, người tham gia sẽ có thể tham gia cuộc họp.
Nếu bạn muốn tắt phòng chờ cho một cuộc họp cụ thể, bạn có thể thực hiện bằng cách làm theo các bước sau:
- Khi lên lịch cuộc họp, hãy cuộn xuống phần "Tùy chọn cuộc họp".
- Bỏ chọn tùy chọn "Bật phòng chờ".
- Lưu cài đặt cuộc họp.
Bằng cách sử dụng phòng chờ trong Zoom, bạn có thể kiểm soát nhiều hơn những người tham dự cuộc họp và cải thiện tính bảo mật cho các cuộc họp ảo của mình. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn cần chọn lọc những người tham gia hoặc khi bạn tổ chức các cuộc họp có thông tin nhạy cảm hoặc bí mật. Nếu bạn có thêm bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần trợ giúp, vui lòng liên hệ với bộ phận hỗ trợ của Zoom để được hỗ trợ.
Sử dụng phòng chờ
Tính năng phòng chờ trong Zoom cho phép bạn quản lý những người tham gia đang chờ tham gia cuộc họp của bạn. Khi bạn bật cài đặt phòng chờ, những người cố gắng tham gia cuộc họp sẽ được đưa vào phòng chờ ảo cho đến khi người chủ trì hoặc người quản lý được chỉ định thừa nhận họ.
Kích hoạt phòng chờ
Để bật tính năng phòng chờ trong Zoom, bạn cần truy cập cài đặt cuộc họp. Khi lên lịch một cuộc họp mới, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn phòng chờ trong tab "Tùy chọn nâng cao".
Sau khi bạn bật phòng chờ, bất kỳ người tham gia nào cố gắng tham gia cuộc họp sẽ nhận được một cửa sổ bật lên thông báo rằng người tổ chức cuộc họp sẽ sớm tiếp nhận họ. Bạn cũng có thể gửi tin nhắn được cá nhân hóa cùng với cửa sổ bật lên để cho người tham gia biết điều gì sẽ xảy ra.
Tiếp nhận người tham gia từ phòng chờ
Với tư cách là người chủ trì hoặc người quản lý, bạn sẽ thấy danh sách những người đang chờ vào cuộc họp ở phần phòng chờ. Bạn có thể kết nạp từng cá nhân một hoặc chọn nút "Thừa nhận tất cả" để cho phép mọi người trong phòng chờ tham gia cùng một lúc.
Nếu bạn có những người tham dự cần được nhận từ phòng chờ sau khi cuộc họp bắt đầu, bạn có thể tìm thấy phòng chờ trong cửa sổ Danh sách người tham gia. Chỉ cần nhấp vào nút "Quản lý người tham gia" để tìm tùy chọn phòng chờ.
Vô hiệu hóa phòng chờ
Nếu bạn không còn muốn sử dụng phòng chờ, bạn có thể vô hiệu hóa nó khỏi cài đặt cuộc họp. Bằng cách này, những người tham gia cuộc họp sẽ không được đặt trong phòng chờ.
Điều quan trọng cần lưu ý là phòng chờ là một tính năng tuyệt vời để giúp quản lý những người tham gia cuộc họp của bạn và đảm bảo chỉ các cá nhân được ủy quyền tham gia cuộc họp. Tuy nhiên, nó có thể thêm một bước cho người tham gia tham dự cuộc họp, vì vậy nên sử dụng nó khi cần thiết, chẳng hạn như cho các cuộc họp nhạy cảm hoặc bí mật.
Tùy chọn thay thế
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp thay thế cho việc sử dụng phòng chờ, bạn cũng có thể sử dụng tính năng "Khóa" để ngăn nhiều người tham gia tham gia cuộc họp hoặc bạn có thể thiết lập mật khẩu cuộc họp mà người tham gia cần biết để nhập.
Khi sử dụng phòng chờ hoặc bất kỳ chức năng quản lý người tham gia nào khác trong Zoom, điều quan trọng là phải có kiến thức cơ bản về cách các tính năng này hoạt động và cài đặt của chúng. Bằng cách này, bạn có thể tìm thấy tùy chọn tốt nhất cho các cuộc họp của bạn và đảm bảo trải nghiệm an toàn và suôn sẻ cho tất cả những người tham gia.
Phòng chờ cho các cuộc họp zoom
Chức năng phòng chờ trong Zoom là một công cụ hữu ích cho phép người quản lý máy chủ hoặc người quản lý cuộc họp kiểm soát sự gia nhập của người tham gia vào một cuộc họp. Nó cung cấp thêm một lớp bảo mật và cung cấp cho chủ nhà kiến thức về người đang cố gắng tham gia cuộc họp trước khi thừa nhận họ. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi có nhiều người cố gắng tham gia cuộc họp hơn khả năng cho phép hoặc khi chủ nhà muốn đảm bảo rằng chỉ các cá nhân được ủy quyền mới có thể truy cập cuộc họp.
Để kích hoạt cài đặt phòng chờ cho các cuộc họp zoom của bạn, hãy làm theo các bước sau:
- Mở máy khách Zoom Desktop và nhấp vào nút "Cài đặt".
- Trong cửa sổ Cài đặt, chọn tab "Cuộc họp".
- Cuộn xuống phần "Trong cuộc họp (nâng cao)" và chuyển đổi tùy chọn "Phòng chờ".
Khi phòng chờ được bật, bất kỳ người tham gia nào cố gắng tham gia cuộc họp sẽ được gửi đến phòng chờ thay vì ngay lập tức vào cuộc họp. Sau đó, máy chủ sẽ nhận được một cửa sổ bật lên với các tùy chọn để thừa nhận hoặc từ chối nhập cảnh cho từng người tham gia.
Để cho phép ai đó từ danh sách phòng chờ vào cuộc họp, máy chủ có thể nhấp vào nút "thừa nhận" bên cạnh tên của người tham gia. Ngoài ra, máy chủ có thể chọn nhiều người tham gia và nhấp vào nút "thừa nhận" ở dưới cùng của cửa sổ để thừa nhận tất cả họ cùng một lúc.
Nếu máy chủ chọn từ chối mục nhập vào người tham gia, họ có thể chọn tên của người tham gia và nhấp vào nút "Xóa" để loại bỏ chúng khỏi phòng chờ.
Bằng cách sử dụng chức năng phòng chờ, máy chủ có quyền kiểm soát nhiều hơn những người có thể tham dự các cuộc họp của họ và có thể ngăn chặn những người tham gia không mong muốn tham gia. Nó cũng cung cấp một môi trường an toàn hơn cho các cuộc thảo luận và hợp tác với những người tham dự được chọn.
Tuy nhiên, có thể có những tình huống mà chức năng phòng chờ là không cần thiết hoặc mong muốn. Trong những trường hợp như vậy, máy chủ có tùy chọn vô hiệu hóa cài đặt phòng chờ cho các cuộc họp của họ. Điều này có thể được thực hiện bằng cách làm theo các bước tương tự được đề cập ở trên và chuyển đổi tùy chọn "Phòng chờ".
Tóm lại, tính năng phòng chờ trong Zoom là một công cụ có giá trị để quản lý người tham dự cuộc họp và đảm bảo chỉ các cá nhân được ủy quyền mới có thể tham gia cuộc họp. Chủ nhà có thể sử dụng chức năng này để nhận thủ công những người tham gia từ phòng chờ, cung cấp một môi trường an toàn và được kiểm soát cho các cuộc họp của họ.
Gửi tin nhắn đến phòng chờ
Khi sử dụng Zoom, bạn có tùy chọn để kích hoạt phòng chờ cho các cuộc họp của bạn. Phòng chờ cho phép bạn kiểm soát ai có thể tham gia cuộc họp của bạn bằng cách giữ người tham gia trong một phòng ảo riêng cho đến khi bạn sẵn sàng thừa nhận họ.
Cách gửi tin nhắn đến phòng chờ
Nếu bạn có người tham gia chờ đợi trong phòng chờ, bạn có thể muốn gửi cho họ một tin nhắn để cho họ biết rằng bạn sẽ sớm thừa nhận họ. Để làm điều này, hãy làm theo các bước sau:
- Chọn nút "Quản gia" trong cửa sổ bật lên của phòng chờ.
- Từ danh sách những người tham gia chờ đợi, chọn (các) cá nhân bạn muốn gửi tin nhắn đến.
- Trong cửa sổ bật lên, nhấp vào nút "Tin nhắn".
- Nhập tin nhắn của bạn vào hộp văn bản được cung cấp và nhấp vào "Gửi".
Bằng cách gửi tin nhắn đến phòng chờ, bạn có thể giúp người tham gia được thông báo và cho họ biết họ sẽ phải đợi bao lâu trước khi họ có thể tham gia cuộc họp. Điều này có thể đặc biệt hữu ích khi có những khó khăn về kỹ thuật hoặc sự chậm trễ, và người tham gia có thể tự hỏi tại sao họ chưa được thừa nhận.
Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là những người tham gia trong phòng chờ sẽ không biết có tin nhắn dành cho họ trừ khi họ chủ động kiểm tra nó. Cửa sổ phòng chờ không thông báo cho người tham gia về tin nhắn mới, vì vậy, bạn nên đề cập trong tin nhắn của mình rằng họ nên kiểm tra mọi cập nhật hoặc hướng dẫn.
Nếu bạn đang cố gắng gửi tin nhắn cho tất cả những người tham gia trong phòng chờ, một lựa chọn thay thế sẽ là sử dụng chức năng trò chuyện trong chính cuộc họp. Sau khi bạn kết nạp người tham gia từ phòng chờ, họ sẽ tham gia cuộc họp chính và bạn có thể gửi tin nhắn cho mọi người cùng một lúc.
Việc vô hiệu hóa hoàn toàn phòng chờ sẽ cho phép người tham dự vào cuộc họp ngay lập tức mà không cần phải chờ đợi hoặc được vào cuộc. Tuy nhiên, nếu bạn muốn kiểm soát nhiều hơn những người có thể tham gia cuộc họp của mình và khả năng gửi tin nhắn đến những người tham gia đang chờ, việc bật phòng chờ có thể là một tính năng có giá trị.
Giờ đây, bạn đã biết cách gửi tin nhắn đến phòng chờ, bạn có thể giúp cập nhật thông tin cho người tham gia và làm cho trải nghiệm chờ đợi của họ trở nên thú vị hơn.
Làm cách nào để sử dụng tính năng phòng chờ trong cuộc họp Zoom? Bạn có ý kiến hay lời khuyên nào muốn chia sẻ không? Hãy cho chúng tôi biết!
