Microsoft Outlook 2007 lưu trữ nhiều loại dữ liệu cho bạn, bao gồm lịch, danh bạ và tác vụ. Nó lưu trữ thông tin này trong một tệp PST, tệp này chứa các mục lịch, dữ liệu nhắn tin và thông tin khác của người dùng. Nếu bạn muốn nhiều người dùng truy cập vào cùng một tệp PST, bạn có nguy cơ làm hỏng tệp và mất dữ liệu. Tuy nhiên, có nhiều cách để chia sẻ dữ liệu và đồng bộ hóa nó với máy chủ Microsoft Exchange. Bạn có thể cho phép người dùng sử dụng tệp OST, là phiên bản ngoại tuyến của tệp PST hoặc bạn có thể sao chép tệp PST và sử dụng bản sao trên nhiều máy tính. Nếu bạn sử dụng phương pháp này, bạn cần phải lặp lại nó để giữ cho các bản sao được đồng bộ hóa.
Tệp ngoại tuyến được đồng bộ hóa
Bước 1
Chọn "Công cụ", sau đó chọn "Tài khoản e-mail", sau đó chọn "Xem hoặc thay đổi tài khoản e-mail hiện có". Nhấn tiếp."
Bước 2
Nhấp vào "Microsoft Exchange Server" và sau đó "Thay đổi".
Bước 3
Chọn "Cài đặt khác", sau đó chọn tab "Nâng cao" và sau đó chọn "Cài đặt tệp thư mục ngoại tuyến".
Bước 4
Nhập đường dẫn đến nơi bạn muốn tệp OST của mình vào trường "Tệp". Nhấp vào "OK." Thao tác này sẽ thiết lập tệp OST của bạn.
Chọn "Công cụ", sau đó "Gửi / Nhận", rồi "Gửi / Nhận Tất cả" để đồng bộ hóa tệp OST của bạn với máy chủ.
Sao chép và đồng bộ hóa tệp PST
Bước 1
Nhấp vào "Tệp", sau đó "Mới" và sau đó "Tệp Dữ liệu Outlook".
Bước 2
Bấm vào "Tệp Thư mục Cá nhân Office Outlook (pst)", rồi bấm "OK".
Bước 3
Nhập tên cho tệp mới vào trường "Tạo hoặc Mở Tệp Dữ liệu Outlook" và nhấp vào "Mở".
Bước 4
Nhập tên mà tất cả người dùng sẽ thấy trong trường "Tên hiển thị" và nhấp vào "OK".
Bước 5
Sao chép tệp PST mới vào ổ đĩa hoặc vị trí mạng.
Bước 6
Nhấp vào "Tệp", sau đó "Nhập và Xuất".
Bước 7
Chọn "Nhập từ chương trình hoặc tệp khác" và nhấp vào "Tiếp theo".
Bước 8
Chọn "Tệp Thư mục Cá nhân (.pst)" và nhấp vào "Tiếp theo".
Bước 9
Nhập đường dẫn hoặc duyệt đến tệp PST bạn đã lưu ở Bước 5 và nhấp vào "Tiếp theo".
Chọn cấp cao nhất của hệ thống phân cấp và nhấp vào "Hoàn tất". Các tệp PST của bạn sẽ được sao chép. Bạn có thể lặp lại khi cần thiết để đồng bộ hóa dữ liệu giữa các máy tính.
