Dropbox sử dụng hệ thống "bản sao bị xung đột" khi nhiều người đang làm việc trên cùng một tệp (hoặc khi cùng một người dùng có một tài liệu mở ở hai vị trí). Các thay đổi đối với tệp không được Dropbox tự động hợp nhất với nhau; thay vào đó, nó giữ hai bản sao riêng biệt của tệp để người dùng hợp nhất hoặc xóa theo yêu cầu.
Cách hoạt động của các bản sao bị xung đột
Nếu một tài liệu hiện đang được làm việc được mở bởi một người dùng Dropbox khác, ứng dụng khách Dropbox sẽ tự động tạo một bản sao của nó bằng tên tài khoản người dùng và ngày hệ thống cùng với tên tệp gốc. Điều này ngăn người dùng ghi đè công việc của người khác. Hai (hoặc nhiều) bản sao của tệp sau đó được giữ riêng biệt cho đến khi người dùng có quyền truy cập vào thư mục hợp nhất các tệp hoặc xóa một trong số chúng. Các tùy chọn để hợp nhất các thay đổi với nhau phụ thuộc vào các chương trình được sử dụng để truy cập tệp được đề cập, nhưng bản thân Dropbox không cung cấp chức năng như vậy.
Chia sẻ thư mục
Chức năng chia sẻ thư mục được tích hợp trong Dropbox cho phép nhiều người truy cập vào cùng một thư mục tệp. Mọi người dùng phải đăng ký Dropbox và cài đặt phần mềm Dropbox trên máy tính cục bộ - điều này cho phép mỗi người dùng có một bản sao cục bộ của thư mục được đề cập. Các thay đổi do bất kỳ ai thực hiện đối với thư mục này sau đó sẽ được đồng bộ hóa với các vị trí khác nơi thư mục được chia sẻ. Các thư mục có thể được chia sẻ với những người dùng Dropbox khác bằng cách nhấp chuột phải vào chúng trong Windows hoặc trên trang web Dropbox.
Liên kết với thư mục và tệp
Các thư mục và các tệp riêng lẻ cũng có thể được chia sẻ bằng liên kết riêng tư. Sau đó, bất kỳ ai có liên kết này đều có thể xem, tải xuống và mở các tệp hoặc thư mục đã chọn có hoặc không có tài khoản Dropbox. Chia sẻ tệp và thư mục theo cách này không cho phép đồng bộ hóa hai chiều - trong khi người nhận liên kết có thể tải xuống tệp và thực hiện thay đổi đối với chúng trên máy tính của họ, những thay đổi này không ảnh hưởng đến bản gốc được lưu trữ trong Dropbox. Sử dụng phương pháp này có nghĩa là nhiều người dùng không thể làm việc trên cùng một tài liệu cùng một lúc và sẽ không có tệp xung đột nào được tạo.
Thực hành tốt nhất
Tính năng thư mục chia sẻ của Dropbox là một cách thuận tiện cho phép nhiều người làm việc trên cùng một nhóm tệp. Miễn là các tài liệu không được mở đồng thời, các thay đổi của mỗi người dùng sẽ tự động được đồng bộ hóa trên tất cả các bản sao của tài liệu và phiên bản được lưu trữ trên Web. Nếu các bản sao bị xung đột được tạo, hãy sử dụng thông tin về ngày tháng và dấu thời gian của người dùng để tìm ra phiên bản nào cần giữ lại. Chức năng sao chép xung đột được kích hoạt ngay cả khi chương trình được đề cập cho phép nhiều người dùng chỉnh sửa. Các bản sao bị xung đột cũng có thể được tạo bởi một người dùng để tài liệu đang mở trên một máy và quay lại chỉnh sửa nó trên máy khác - bất cứ khi nào có thể, hãy đảm bảo tất cả tài liệu Dropbox của bạn được đóng lại và lưu khi di chuyển giữa các máy.
