Giới thiệu
Kiểm tra chính tả là một tính năng thiết yếu trong bất kỳ trình xử lý văn bản nào, bao gồm cả Microsoft Excel. Mặc dù Excel chủ yếu được sử dụng làm chương trình bảng tính nhưng nó cũng cung cấp các chức năng bổ sung, chẳng hạn như kiểm tra chính tả, để giúp bạn tránh các từ sai chính tả hoặc lỗi đánh máy. Bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn cách kiểm tra chính tả trong bảng tính Excel bằng phiên bản Excel 2016 trở lên.
Hướng dẫn từng bước một
- Chọn bảng tính bạn muốn kiểm tra lỗi chính tả. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào tab bảng tính nằm ở cuối cửa sổ Excel.
- Trong trang tính đã chọn, hãy chọn phạm vi ô bạn muốn kiểm tra lỗi chính tả. Đây có thể là một ô riêng lẻ, một phạm vi ô hoặc toàn bộ trang tính.
- Nhấp vào tab "Đánh giá" trong dải băng Excel ở đầu cửa sổ.
- Trong nhóm "Proofing" của dải băng, nhấp vào nút "Chính tả". Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phím tắt "F7" để bắt đầu kiểm tra chính tả.
- Excel sẽ mở một cửa sổ riêng chứa tính năng kiểm tra chính tả. Trong cửa sổ này, Excel sẽ kiểm tra lỗi chính tả từng từ trong phạm vi đã chọn.
- Nếu Excel tìm thấy một từ sai chính tả, nó sẽ đánh dấu từ đó và đề xuất các cách sửa khác trong hộp "Gợi ý". Bạn có thể chọn cách viết đúng bằng cách nhấp vào gợi ý mong muốn.
- Nếu Excel không nhận ra một từ viết đúng chính tả, bạn có thể thêm từ đó vào từ điển tùy chỉnh bằng cách nhấp vào nút "Thêm vào Từ điển".
- Khi bạn đã xem lại tất cả các từ sai chính tả, hãy nhấp vào nút "Đóng" để thoát khỏi cửa sổ kiểm tra chính tả.
Điều quan trọng cần lưu ý là tính năng kiểm tra chính tả của Excel sẽ bỏ qua các từ trong công thức, tiêu đề và nhận xét. Nếu muốn kiểm tra chính tả ở những khu vực này, bạn cần chỉnh sửa trực tiếp văn bản.
Chức năng bổ sung
Ngoài tính năng kiểm tra chính tả thông thường, Excel còn cung cấp tùy chọn đối sánh "Fuzzy". Tính năng này giúp bạn tìm những từ tương tự với những từ bạn đã nhập, ngay cả khi chúng không hoàn toàn giống nhau. Bạn có thể bật tùy chọn đối sánh "Mờ" bằng cách chọn hộp tương ứng trong cửa sổ kiểm tra chính tả.
Nếu bạn muốn kiểm tra chính tả trong nhiều trang tính hoặc sổ làm việc, bạn có thể sử dụng macro để tự động hóa quy trình. Có các tài nguyên trực tuyến cung cấp các macro được tạo sẵn để kiểm tra chính tả trong Excel.
Phần kết luận
Biết cách kiểm tra chính tả trong bảng tính Excel là một kỹ năng quý giá có thể giúp bạn tránh khỏi những lỗi chính tả và lỗi đáng xấu hổ. Bằng cách làm theo các bước được nêu trong bài viết này, bạn có thể đảm bảo rằng bảng tính của mình không có lỗi và trông chuyên nghiệp. Hãy sử dụng tính năng kiểm tra chính tả của Excel và không bao giờ để những từ sai chính tả không được chú ý nữa.
Các bước để kiểm tra chính tả trong một bảng tính
Kiểm tra chính tả trong bảng tính là rất quan trọng để đảm bảo rằng văn bản và dữ liệu không có lỗi và được trình bày chính xác. Dưới đây là các bước để làm theo:
- Chọn phạm vi ô mà bạn muốn kiểm tra chính tả. Điều này có thể được thực hiện bằng cách đánh dấu các ô mong muốn hoặc sử dụng phím tắt "Ctrl" trong khi chọn từng ô riêng lẻ.
- Trong Excel 2016, hãy chuyển đến tab "Đánh giá" trên dải băng và nhấp vào nút "Chính tả" trong phần "Đang kiểm tra". Thao tác này sẽ mở cửa sổ "Chính tả".
- Cửa sổ "Chính tả" sẽ hiển thị từ sai chính tả đầu tiên mà nó tìm thấy trong phạm vi đã chọn. Nếu từ đó sai chính tả, bạn có thể chọn một gợi ý từ các tùy chọn có sẵn hoặc nhập đúng chính tả theo cách thủ công.
- Bấm vào nút "Thay đổi" để thay thế từ sai chính tả bằng từ đúng. Nếu từ đã chọn là chính xác, hãy nhấp vào nút "Bỏ qua" để bỏ qua từ đó.
- Nếu bạn muốn Excel bỏ qua lỗi tương tự trong tương lai, bạn có thể nhấp vào nút "Thêm vào từ điển". Thao tác này sẽ thêm từ đã chọn vào từ điển tùy chỉnh và Excel sẽ không phát hiện từ đó là lỗi trong tương lai.
- Excel sẽ tiếp tục kiểm tra chính tả trong phạm vi đã chọn cho đến khi hết hoặc không còn lỗi nào nữa. Nếu có các phạm vi bổ sung mà bạn muốn kiểm tra, bạn có thể chọn chúng trước khi nhấp vào nút "Chính tả" hoặc sử dụng phím "Ctrl" để chọn chúng trong khi cửa sổ "Chính tả" đang mở.
- Khi Excel hoàn tất việc kiểm tra chính tả trong phạm vi đã chọn, một hộp thông báo sẽ xuất hiện cho biết việc kiểm tra chính tả đã hoàn tất. Nhấp vào "OK" để đóng hộp thông báo và tiếp tục làm việc trên bảng tính.
- Nếu bạn muốn kiểm tra chính tả nâng cao hơn, bạn có thể sử dụng nút "Tùy chọn" trong cửa sổ "Chính tả". Điều này cho phép bạn tùy chỉnh cài đặt kiểm tra chính tả, bao gồm bỏ qua các từ viết hoa, bỏ qua các từ có số và sử dụng từ điển bổ sung.
Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể đảm bảo rằng trang tính của mình không mắc lỗi chính tả và thể hiện chính xác văn bản cũng như dữ liệu chứa trong đó. Lỗi chính tả có thể là một thách thức, nhưng với tính năng kiểm tra chính tả tích hợp của Excel, bạn có thể dễ dàng sửa và tránh chúng!
