Nếu bạn đã từng viết ghi chú trên iPhone, iPad hoặc Mac, bạn sẽ biết ứng dụng Ghi chú có thể hữu ích như thế nào trong việc theo dõi các thông tin quan trọng. Nhưng bạn có biết rằng ứng dụng này có một tính năng gọi là Thư mục thông minh có thể giúp bạn sắp xếp ngăn nắp và tìm thấy những gì bạn cần dễ dàng hơn không?
Thư mục thông minh trong ứng dụng Ghi chú giống như các thư mục ảo tự động sắp xếp các ghi chú của bạn dựa trên các tiêu chí nhất định. Thay vì tạo các thư mục và chuyển ghi chú vào chúng theo cách thủ công, bạn có thể để ứng dụng thực hiện công việc cho mình. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn có nhiều ghi chú và cảm thấy khó theo dõi mọi thứ.
Vậy làm thế nào để bạn sử dụng Thư mục thông minh? Nó đơn giản. Chỉ cần làm theo các bước sau để thiết lập và quản lý Thư mục thông minh của bạn.
Đầu tiên, hãy mở ứng dụng Ghi chú trên iPhone, iPad hoặc Mac của bạn. Sau đó, tìm nút "..." (ba dấu chấm) hoặc "Chỉnh sửa" – nút này có thể khác nhau tùy thuộc vào thiết bị và phiên bản iOS hoặc macOS của bạn. Khi bạn đã tìm thấy nó, hãy chọn nó để mở menu tùy chọn.
Trong menu, bạn sẽ thấy tùy chọn "Thêm thư mục thông minh". Chọn nó để tạo Thư mục thông minh mới. Bạn sẽ được nhắc chọn tên cho thư mục và chỉ định tiêu chí mà ứng dụng sẽ sử dụng để tự động sắp xếp ghi chú của bạn. Ví dụ: bạn có thể chọn sắp xếp ghi chú theo ngày, tiêu đề hoặc tài khoản mà chúng được liên kết.
Khi bạn đã chọn tiêu chí của mình, ứng dụng sẽ bắt đầu sắp xếp các ghi chú của bạn vào Thư mục thông minh. Bạn cũng có thể thêm ghi chú vào Thư mục thông minh theo cách thủ công bằng cách chọn ghi chú và chọn tùy chọn di chuyển ghi chú đó vào thư mục.
Nếu bạn muốn thay đổi Thư mục thông minh hoặc xóa nó, bạn có thể làm như vậy bằng cách nhấp chuột phải vào thư mục hoặc vuốt sang trái và chọn tùy chọn thích hợp. Bạn cũng có thể sắp xếp lại Thư mục thông minh trong thanh bên của ứng dụng Ghi chú bằng cách kéo và thả chúng vào vị trí mong muốn.
Bây giờ bạn đã biết cách tạo và quản lý Thư mục thông minh, bạn có thể bắt đầu tận dụng tối đa công cụ tổ chức mạnh mẽ này. Cho dù bạn là sinh viên, người đi làm hay chỉ là người thích ghi chú, Thư mục thông minh có thể giúp bạn luôn ngăn nắp và tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm một cách nhanh chóng.
Không còn phải tìm kiếm trong danh sách ghi chú vô tận hoặc tạo thư mục theo cách thủ công – với Thư mục thông minh, ghi chú của bạn sẽ luôn chỉ cách một vài lần nhấn. Vậy tại sao bạn không thử và xem nó có thể cải thiện trải nghiệm ghi chú của bạn như thế nào?
Mẹo để làm chủ các thư mục thông minh trong ứng dụng Ghi chú
Ứng dụng Ghi chú trên iPhone, iPad và Mac cung cấp một cách thuận tiện để theo dõi các thông tin quan trọng, ghi chú nhanh và luôn ngăn nắp. Một tính năng mạnh mẽ của ứng dụng là khả năng tạo và quản lý các thư mục thông minh, có thể giúp bạn dễ dàng tìm và truy cập các ghi chú cụ thể dựa trên các tiêu chí được xác định trước. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn tận dụng tối đa các thư mục thông minh trong ứng dụng Ghi chú:
Tạo thư mục thông minh: Để tạo thư mục thông minh, chỉ cần mở ứng dụng Ghi chú và nhấn vào biểu tượng "Thư mục mới". Từ đó, chọn tùy chọn "Thư mục thông minh mới". Sau đó, bạn có thể thiết lập nhiều bộ lọc và điều kiện khác nhau để tự động sắp xếp các ghi chú của mình trong thư mục thông minh.
Sử dụng nhiều bộ lọc: Thư mục thông minh cho phép bạn sử dụng nhiều bộ lọc để tinh chỉnh nội dung của thư mục. Ví dụ: bạn có thể tạo một thư mục thông minh hiển thị tất cả các ghi chú trong một phạm vi ngày cụ thể và với một từ khóa nhất định.
Sắp xếp ghi chú theo cách thủ công: Nếu bạn muốn sắp xếp ghi chú của mình theo cách thủ công trong một thư mục thông minh, bạn có tùy chọn để làm như vậy. Chỉ cần mở thư mục thông minh, nhấn vào nút "Chỉnh sửa" và sử dụng tính năng kéo và thả để sắp xếp các ghi chú theo thứ tự mong muốn.
Ghim các ghi chú quan trọng: Để làm nổi bật các ghi chú quan trọng trong thư mục thông minh, bạn có thể ghim chúng vào đầu danh sách. Chỉ cần vuốt sang phải ghi chú trong thư mục thông minh và nhấn vào biểu tượng ghim. Ghi chú được ghim sẽ vẫn ở trên cùng, đảm bảo dễ dàng truy cập.
Sử dụng Tìm kiếm Spotlight: Nếu bạn không thể nhớ chính xác vị trí của ghi chú trong các thư mục thông minh của mình, bạn có thể sử dụng tính năng tìm kiếm Spotlight để nhanh chóng tìm thấy ghi chú đó. Chỉ cần vuốt xuống trên màn hình chính hoặc mở màn hình "Tìm kiếm tiêu điểm" và nhập từ khóa liên quan đến ghi chú.
Tạo ghi chú mới từ chế độ xem thư mục: Thay vì quay lại màn hình chính để tạo ghi chú mới, bạn có thể thực hiện việc đó trực tiếp từ chế độ xem thư mục thông minh. Chỉ cần nhấn vào biểu tượng "+" nằm ở góc trên bên phải màn hình để nhanh chóng thêm ghi chú mới vào thư mục hiện tại.
Xóa hoặc di chuyển nhiều ghi chú: Để xóa hoặc di chuyển nhiều ghi chú trong một thư mục thông minh, chỉ cần nhấn vào nút "Chỉnh sửa" và chọn các ghi chú mong muốn bằng cách nhấn vào các vòng tròn bên cạnh chúng. Sau đó, bạn có thể chọn xóa hoặc di chuyển các ghi chú đã chọn sang một thư mục khác.
Theo dõi các thay đổi: Các thư mục thông minh tự động cập nhật khi các thay đổi được thực hiện cho các ghi chú phù hợp với các tiêu chí được xác định trước. Điều này đảm bảo rằng các thư mục thông minh của bạn luôn hiển thị thông tin phù hợp và cập nhật nhất.
Theo dõi bài viết của Ventura: Nếu bạn vẫn gặp khó khăn trong việc tìm hiểu các thư mục thông minh, hãy theo dõi bài viết của Ventura về "Ứng dụng Mastering Sổ thư thông minh trong Ghi chú" để biết các bước chi tiết và các mẹo hữu ích về cách quản lý và sắp xếp hiệu quả các ghi chú của bạn bằng tính năng mạnh mẽ này.
Bằng cách làm chủ việc sử dụng các thư mục thông minh trong ứng dụng Ghi chú, bạn có thể tiết kiệm thời gian, duy trì tổ chức và dễ dàng truy cập thông tin bạn cần. Cho dù bạn là sinh viên, một chuyên gia hay chỉ là ai đó muốn theo dõi ý tưởng và nhiệm vụ, các thư mục thông minh có thể là một công cụ có giá trị trong việc tận dụng tối đa ứng dụng Ghi chú.
Sử dụng các thư mục thông minh trên iPhone và iPad
Nếu bạn là một fan hâm mộ của các ứng dụng ghi chú, thì ứng dụng Apple Apple Ghi chú có thể là ứng dụng mà bạn có trong kho vũ khí của mình. Với việc giới thiệu các thư mục thông minh trong iOS 15 và iPados 15, việc quản lý các ghi chú của bạn đã trở nên dễ dàng hơn và có tổ chức hơn. Nhưng chính xác thì các thư mục thông minh là gì và làm thế nào bạn có thể sử dụng chúng trên iPhone và iPad của bạn?
Các thư mục thông minh là một tính năng mới trong ứng dụng Ghi chú cho phép bạn nhóm và sắp xếp các ghi chú của bạn dựa trên các tiêu chí hoặc bộ lọc cụ thể. Thay vì tạo và quản lý các thư mục theo cách thủ công, các thư mục thông minh sẽ chăm sóc nó cho bạn. Họ có thể tự động sắp xếp các ghi chú của bạn dựa trên thẻ, ngày, tệp đính kèm và nhiều hơn nữa. Điều này làm cho nó dễ dàng tìm thấy các ghi chú bạn cần, ngay cả khi bạn có một luồng không bao giờ kết thúc của chúng.
Để truy cập các thư mục thông minh trên iPhone hoặc iPad của bạn, hãy mở ứng dụng Ghi chú và nhấn vào biểu tượng phía dưới bên trái trông giống như ba chấm trong một hình thành tam giác. Từ đó, bạn sẽ thấy một phần có tên là các thư mục thông minh. Nhấn vào nó để mở một danh sách các thư mục thông minh có sẵn.
Ở đầu phần thư mục thông minh, bạn sẽ tìm thấy một thư mục mặc định có tên là Tất cả các ghi chú. Điều này bao gồm tất cả các ghi chú của bạn trong ứng dụng, bất kể vị trí của chúng. Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy một danh sách các thư mục thông minh mà Apple đã tạo cho bạn. Chúng bao gồm các thư mục như gần đây đã bị xóa, đã chia sẻ với tôi, và tất cả các tệp đính kèm.
Nhưng nếu bạn muốn tạo các thư mục thông minh của riêng mình thì sao? Bạn may mắn! Apple cho phép bạn tạo các thư mục thông minh của riêng bạn dựa trên các tiêu chí mà bạn chọn. Để tạo một thư mục thông minh mới, hãy làm theo các bước đơn giản sau:
Bước 1: Tạo một thư mục mới
Đầu tiên, mở ứng dụng Ghi chú và nhấn vào biểu tượng dưới bên trái để truy cập các thư mục thông minh. Từ đó, chọn biểu tượng bút chì ở góc trên bên phải để tạo một thư mục mới. Đặt tên cho thư mục của bạn và chọn vị trí của nó, trong tài khoản iCloud hoặc trên thiết bị của bạn.
Bước 2: Chọn bộ lọc của bạn
Sau khi tạo thư mục mới của bạn, hãy nhấn vào nó để mở nó ra. Tiếp theo, hãy nhấn vào biểu tượng Ellipsis (ba chấm) ở góc trên bên phải và chọn Chuyển đổi sang các thư mục thông minh. Điều này sẽ mở một menu nơi bạn có thể chọn bộ lọc cho thư mục thông minh của mình. Bạn có thể thêm nhiều bộ lọc như thẻ, ngày và tệp đính kèm, để thu hẹp nội dung của thư mục của bạn.
Bước 3: Lưu thư mục thông minh của bạn
Khi bạn đã chọn các bộ lọc của mình, hãy nhấn vào Done Done, để lưu thư mục thông minh của bạn. Bây giờ nó sẽ xuất hiện trong phần thư mục thông minh cùng với các thư mục được đặt sẵn từ Apple.
Bây giờ bạn đã thiết lập các thư mục thông minh của mình, bạn có thể bắt đầu sử dụng chúng để sắp xếp và quản lý các ghi chú của bạn. Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với ghi chú của bạn sẽ tự động được phản ánh trong các thư mục thông minh của bạn. Ví dụ: nếu bạn thêm một thẻ mới vào một ghi chú, nó sẽ tự động hiển thị trong thư mục thông minh được lọc bởi các thẻ.
Bằng cách sử dụng các thư mục thông minh trên iPhone và iPad của bạn, bạn có thể đưa trải nghiệm ghi chú của mình lên cấp độ tiếp theo. Nó loại bỏ sự cần thiết phải di chuyển và quản lý các ghi chú của bạn theo cách thủ công, và thay vào đó cho phép bạn tập trung vào những gì quan trọng - tạo và chỉnh sửa ghi chú của bạn.
Tận dụng tối đa các thư mục thông minh trên máy Mac
Nếu bạn là người dùng Apple thích được tổ chức, thì có lẽ bạn đã biết về ứng dụng Ghi chú và các tính năng khác nhau của nó. Một trong những tính năng hữu ích nhất của ứng dụng Ghi chú là khả năng tạo các thư mục thông minh, có thể giúp bạn quản lý và sắp xếp các ghi chú của bạn một cách dễ dàng. Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách tận dụng tối đa các thư mục thông minh trên máy Mac của bạn.
Thư mục thông minh là gì?
Các thư mục thông minh là các thư mục đặc biệt trong ứng dụng Ghi chú tự động thu thập ghi chú dựa trên các tiêu chí hoặc bộ lọc cụ thể mà bạn đặt. Chúng hoạt động như một loại thư mục ảo nhóm các ghi chú tương tự, giúp tìm và truy cập các loại thông tin cụ thể hơn.
Tạo một thư mục thông minh
Để tạo một thư mục thông minh trên máy Mac của bạn, hãy làm theo các bước sau:
- Mở ứng dụng Ghi chú trên máy Mac của bạn.
- Trong thanh bên, nhấp chuột phải hoặc giữ phím điều khiển và nhấp vào bất cứ nơi nào trong thanh bên.
- Chọn "Thư mục thông minh mới" từ menu thả xuống.
- Một biểu tượng thư mục thông minh mới sẽ xuất hiện trong thanh bên.
- Nhấp chuột phải hoặc giữ khóa điều khiển và nhấp vào biểu tượng thư mục thông minh.
- Chọn "Chỉnh sửa thư mục thông minh" từ menu thả xuống.
- Trong cửa sổ "Chỉnh sửa thư mục thông minh", bạn có thể đặt các tiêu chí hoặc bộ lọc cho các ghi chú nên được đưa vào thư mục thông minh. Bạn có thể dựa trên các tiêu chí về tiêu đề, nội dung, ngày, tệp đính kèm, v. v.
- Khi bạn đã đặt các tiêu chí mong muốn, nhấp vào "OK" để lưu thư mục thông minh.
Sử dụng các thư mục thông minh
Khi bạn đã tạo một thư mục thông minh, nó sẽ tự động cập nhật và bao gồm bất kỳ ghi chú mới nào đáp ứng các tiêu chí được chỉ định. Bạn cũng có thể thêm hoặc xóa các ghi chú khỏi thư mục thông minh bằng cách kéo và thả chúng vào hoặc ra khỏi thư mục.
Ngoài việc tổ chức các ghi chú của bạn, các thư mục thông minh cũng có thể được ghim vào đầu thanh bên, giúp chúng dễ dàng truy cập mọi lúc. Để ghim một thư mục thông minh, chỉ cần nhấp chuột phải hoặc giữ phím điều khiển và nhấp vào thư mục, sau đó chọn "PIN vào đầu" từ menu thả xuống.
Lời khuyên liên quan
Nếu bạn muốn tận dụng tối đa các thư mục thông minh trên máy Mac của mình, đây là một số mẹo liên quan:
- Sử dụng Spotlight để nhanh chóng tìm kiếm các ghi chú trong các thư mục thông minh bằng cách nhấn Lệnh + Space và gõ truy vấn tìm kiếm của bạn.
- Bạn có thể chuyển đổi một thư mục thông thường thành một thư mục thông minh bằng cách nhấp chuột phải vào nó và chọn "Chuyển đổi sang thư mục thông minh" từ menu thả xuống.
- Nếu bạn có nhiều thiết bị Apple và sử dụng cùng một tài khoản iCloud, các thay đổi được thực hiện cho các thư mục thông minh trên một thiết bị sẽ đồng bộ hóa với tất cả các thiết bị khác.
- Nếu bạn thường thấy mình đọc các bài viết hoặc tài liệu dài trong ghi chú, bạn có thể sử dụng chế độ xem đọc mới trong MacOS Monterey và iPados 15 để đọc mà không bị phân tâm.
- Cuối cùng, nếu bạn thích sử dụng các ứng dụng ghi chú của bên thứ ba nhưng vẫn muốn tận dụng các thư mục thông minh, bạn có thể xuất ghi chú của mình từ ứng dụng ghi chú và nhập chúng vào ứng dụng ưa thích của bạn, vì hầu hết các ứng dụng ghi chú đều hỗ trợ nhập từ Apple từ AppleGhi chú.
| + | Ghi chú của Apple |
|---|---|
| 1. | Mở ứng dụng Ghi chú trên máy Mac của bạn |
| 2. | Chọn các ghi chú bạn muốn xuất |
| 3. | Nhấp vào "Tệp" trong thanh menu |
| 4. | Di chuột qua "Xuất sang" và chọn định dạng tệp mong muốn |
| 5. | Chọn vị trí mà bạn muốn lưu tệp đã xuất |
| 6. | Nhấp vào "Lưu" để xuất các ghi chú |
Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể tận dụng tối đa các thư mục thông minh trên máy Mac và giữ các ghi chú của bạn được tổ chức theo cách phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
