Khi nói đến việc quản lý và tổ chức thông tin, Microsoft cung cấp các sản phẩm phần mềm khác nhau có thể giúp bạn theo dõi dữ liệu quan trọng. Hai trong số các sản phẩm này, Danh sách Microsoft và Danh sách SharePoint, đi kèm với bộ khả năng và tính năng của riêng họ. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ khám phá sự khác biệt chính giữa hai công cụ theo dõi thông tin dựa trên danh sách này.
Danh sách Microsoft là một ứng dụng đơn giản nhưng mạnh mẽ cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa và đồng bộ hóa Listswhether được truy cập thông qua thiết bị di động, máy tính hoặc các phương tiện được chỉ định khác. Các danh sách có thể được sử dụng cho một loạt các mục đích, từ việc tạo danh sách việc cần làm và quản lý thông tin khách hàng đến theo dõi các sự kiện và gửi báo cáo. Danh sách Microsoft là một công cụ có giá trị cho các tổ chức thuộc mọi quy mô, vì nó cung cấp giao diện thân thiện với người dùng và có thể dễ dàng tích hợp với các dịch vụ khác của Microsoft.
Danh sách SharePoint, mặt khác, là một phần của phần mềm SharePoint của Microsoft, được thiết kế để cải thiện sự hợp tác và giao tiếp trong các nhóm. Danh sách SharePoint có đầy đủ các tính năng vượt xa các khả năng cơ bản của danh sách Microsoft. Chúng bao gồm khả năng tạo các chế độ xem tùy chỉnh, đặt quyền cho người dùng hoặc nhóm cụ thể và tạo quy trình công việc để tự động hóa các quy trình. Danh sách SharePoint thường được sử dụng trong trang web SharePoint hoặc kênh nhóm, cho phép mọi người trong tổ chức truy cập và làm việc với các danh sách.
Mặc dù cả danh sách Microsoft và Danh sách SharePoint đều cung cấp các chức năng tương tự, có một số điểm khác biệt quan trọng giữa hai. Một trong những khác biệt chính là cách các danh sách được truy cập và chỉnh sửa. Với danh sách Microsoft, người dùng có thể truy cập và chỉnh sửa danh sách thông qua ứng dụng Danh sách Microsoft trên thiết bị di động của họ hoặc thông qua tab Danh sách trong các nhóm Microsoft. Mặt khác, danh sách SharePoint có thể được truy cập thông qua trang web SharePoint hoặc kênh nhóm, nơi chúng được hiển thị như một phần của trải nghiệm SharePoint hoặc nhóm tổng thể.
Một sự khác biệt khác là mức độ tùy biến và kiểm soát có sẵn trong mỗi công cụ. Danh sách Microsoft cung cấp một giao diện đơn giản và đơn giản với các tùy chọn tùy chỉnh cơ bản. Mặt khác, danh sách SharePoint cung cấp các khả năng tùy chỉnh nâng cao hơn, cho phép người dùng tạo các chế độ xem tùy chỉnh, thêm các cột tính toán và thiết lập các tùy chọn lọc và sắp xếp nâng cao. Danh sách SharePoint cũng cung cấp quyền kiểm soát chi tiết hơn đối với các quyền, cho phép người quản lý chỉ định ai có thể xem, chỉnh sửa hoặc xóa các mục trong danh sách.
Tóm lại, cả danh sách Microsoft và Danh sách SharePoint đều có các tính năng và trường hợp sử dụng độc đáo của riêng họ. Danh sách Microsoft là một công cụ đơn giản và thân thiện với người dùng hơn, có thể được truy cập và chỉnh sửa thông qua nhiều phương tiện khác nhau, làm cho nó phù hợp cho cá nhân người dùng hoặc các nhóm nhỏ hơn. Mặt khác, danh sách SharePoint cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh nâng cao và thường được sử dụng trong bối cảnh của trang web SharePoint hoặc kênh nhóm, khiến chúng phù hợp hơn với các tổ chức hoặc nhóm lớn hơn yêu cầu chức năng và kiểm soát cụ thể hơn. Bất kể bạn chọn công cụ nào, cả danh sách Microsoft và Danh sách SharePoint đều có thể cải thiện đáng kể khả năng theo dõi thông tin và tổ chức của bạn.
Khám phá sự khác biệt giữa Danh sách Microsoft và Danh sách SharePoint
Danh sách Microsoft và Danh sách SharePoint đều cung cấp các tính năng mạnh mẽ để theo dõi và quản lý thông tin, nhưng chúng có một số khác biệt chính. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đi sâu vào các tính năng của cả hai danh sách và khám phá cách chúng có thể được sử dụng trong các kịch bản khác nhau.
Đặc trưng
Khi nói đến các tính năng, danh sách Microsoft cung cấp giao diện dễ sử dụng để tạo và quản lý danh sách. Nó được cài đặt sẵn trong Microsoft 365, giúp tất cả người dùng có thể truy cập được. Mặt khác, danh sách SharePoint cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh nâng cao hơn và có thể được truy cập thông qua ứng dụng hoặc API SharePoint.
- Danh sách Microsoft cung cấp một bộ mẫu để tạo các loại danh sách khác nhau, chẳng hạn như trình theo dõi khách hàng hoặc trình theo dõi vấn đề. Danh sách SharePoint cho phép bạn tạo danh sách tùy chỉnh của riêng mình dựa trên các mẫu được xác định trước.
- Danh sách Microsoft cung cấp tích hợp tốt hơn với PowerApps, cho phép bạn tạo các ứng dụng có thể tương tác với danh sách và thực hiện các hành động trên dữ liệu. Danh sách SharePoint cũng có thể được tích hợp với PowerApps, nhưng việc tích hợp có thể không liền mạch.
- Danh sách SharePoint cung cấp khả năng kiểm soát tốt hơn về quyền và quyền sở hữu. Bạn có thể chỉ định ai có thể truy cập và chỉnh sửa danh sách, đảm bảo rằng chỉ những người phù hợp mới có quyền truy cập cần thiết.
- Danh sách Microsoft cho phép bạn trực quan hóa dữ liệu của mình ở các chế độ xem khác nhau, chẳng hạn như chế độ xem lưới hoặc chế độ xem lịch. Danh sách SharePoint cũng cung cấp các dạng xem tương tự nhưng các tùy chọn tùy chỉnh có thể bị hạn chế hơn.
Sử dụng danh sách cho nhóm
Cả Danh sách Microsoft và danh sách SharePoint đều có thể được sử dụng làm công cụ cộng tác trong nhóm. Các nhóm có thể sử dụng danh sách để sắp xếp và theo dõi nhiệm vụ, quản lý dự án và giám sát tiến độ của các hoạt động khác nhau. Danh sách có thể được chia sẻ trên các kênh, cho phép mọi người luôn cập nhật những gì đang diễn ra.
Ví dụ: nếu một nhóm đang làm việc trên một dự án khách hàng, họ có thể tạo danh sách SharePoint để theo dõi nhiệm vụ dự án, phân công trách nhiệm và theo dõi tiến độ. Mọi người trong nhóm đều có thể truy cập và chỉnh sửa danh sách này, đảm bảo tính minh bạch và giao tiếp hiệu quả.
Danh sách Microsoft cung cấp một cách dễ dàng để tạo danh sách trực tiếp từ kênh Nhóm. Bằng cách nhấp vào biểu tượng "+" trong tiêu đề kênh, bạn có thể chọn "Danh sách" và tạo danh sách mới hoặc chọn danh sách hiện có. Sự tích hợp này cho phép các nhóm quản lý liền mạch nhiệm vụ của mình mà không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau.
Phần kết luận
Tóm lại, Danh sách Microsoft và danh sách SharePoint có bộ tính năng và lợi ích riêng. Danh sách Microsoft rất lý tưởng để quản lý danh sách nhanh chóng và dễ dàng với các mẫu được xác định trước, trong khi danh sách SharePoint cung cấp nhiều tùy chọn tùy chỉnh hơn và kiểm soát quyền.
Cho dù bạn chọn Danh sách Microsoft hay danh sách SharePoint, cả hai công cụ đều có thể giúp bạn luôn ngăn nắp và theo dõi dữ liệu một cách hiệu quả. Hiểu được sự khác biệt và chọn công cụ phù hợp cho nhu cầu cụ thể của bạn sẽ đảm bảo quản lý và theo dõi thông tin tốt hơn trong tổ chức của bạn.
Các tính năng của Danh sách Microsoft và danh sách SharePoint
Danh sách Microsoft và danh sách SharePoint cung cấp nhiều tính năng mạnh mẽ có thể nâng cao năng suất và tổ chức của nhóm. Cho dù bạn đang làm việc với Microsoft 365, SharePoint hay Teams thì cả hai danh sách đều cung cấp các công cụ tuyệt vời để quản lý nhiệm vụ, theo dõi sự kiện và chia sẻ thông tin.
Dễ sử dụng: Danh sách Microsoft và danh sách SharePoint được thiết kế thân thiện với người dùng và trực quan. Người dùng có thể dễ dàng tạo, tùy chỉnh và quản lý danh sách, cho dù họ có quen với SharePoint hay không.
Cải thiện sự hợp tác: Cả hai danh sách đều cho phép chia sẻ và hợp tác dễ dàng, cho phép người dùng làm việc cùng nhau trong cùng một danh sách, cho dù họ ở trong một nhóm, bộ phận hoặc tổ chức. Điều này giúp hợp lý các quy trình công việc và đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập vào các thông tin cần thiết.
Các cột và chế độ xem linh hoạt: Danh sách Microsoft và Danh sách SharePoint cung cấp một loạt các loại cột, bao gồm văn bản, số, ngày và lựa chọn. Người dùng cũng có thể tạo các cột tùy chỉnh để tổ chức và phân loại dữ liệu tốt hơn. Ngoài ra, các chế độ xem khác nhau có thể được tạo để hiển thị dữ liệu danh sách theo cách phù hợp với nhu cầu của người dùng.
Quy tắc và tự động hóa sức mạnh: Danh sách Microsoft cho phép người dùng tạo quy tắc và tự động hóa một số hành động nhất định. Các quy tắc này có thể được thiết lập để kích hoạt các hành động, chẳng hạn như gửi thông báo hoặc cập nhật các mục, dựa trên các điều kiện được chỉ định. Điều này giúp hợp lý hóa các quy trình và tiết kiệm thời gian cho người dùng.
Tích hợp tốt hơn với PowerApps và Power Automate: Microsoft liệt kê tích hợp liền mạch với PowerApps và Power Automate, cho phép người dùng tạo các ứng dụng mạnh mẽ và tự động hóa các quy trình. Điều này nâng cao chức năng của danh sách và cho phép tùy biến và tự động hóa thậm chí còn lớn hơn.
Truy cập bất cứ nơi nào, trên bất kỳ thiết bị nào: Danh sách Microsoft và Danh sách SharePoint có thể được truy cập từ bất cứ đâu, trên bất kỳ thiết bị nào. Điều này có nghĩa là người dùng có thể duy trì kết nối và làm việc hiệu quả, cho dù họ đang làm việc từ máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh của họ.
Bảo mật và tuân thủ nâng cao: Danh sách Microsoft cung cấp các tính năng bảo mật và tuân thủ khác nhau để đảm bảo an toàn cho dữ liệu. Nó cung cấp các tính năng như quyền cấp độ vật phẩm, lịch sử phiên bản và kiểm toán. Điều này giúp các tổ chức duy trì kiểm soát và theo dõi mọi thay đổi hoặc chỉnh sửa được thực hiện trong danh sách.
Quyền sở hữu và chia sẻ tốt hơn: Danh sách Microsoft cho phép sở hữu và chia sẻ danh sách dễ dàng. Danh sách có thể được chia sẻ với người dùng hoặc nhóm cụ thể, cho phép hợp tác và kiểm soát những người có thể truy cập và chỉnh sửa danh sách. Điều này đảm bảo rằng đúng người có quyền truy cập vào thông tin cần thiết.
Tóm lại, danh sách Microsoft và Danh sách SharePoint cung cấp một loạt các tính năng và lợi ích có thể ảnh hưởng đáng kể đến năng suất và tổ chức của nhóm. Cho dù bạn đang làm việc với Microsoft 365, SharePoint hoặc các nhóm, các danh sách này cung cấp các công cụ mạnh mẽ để quản lý các tác vụ và sự kiện, dễ dàng chia sẻ thông tin và cải thiện sự hợp tác và hiệu quả của nhóm.
Tích hợp PowerApp với Danh sách Microsoft và Danh sách SharePoint
PowerApps là một công cụ mạnh mẽ cho phép người dùng tạo các ứng dụng tùy chỉnh mà không cần chuyên môn kỹ thuật. Khi nói đến danh sách, danh sách Microsoft và Danh sách SharePoint cung cấp một số cách để tích hợp PowerApps để có năng suất tốt hơn và tổ chức thông tin.
Với tích hợp PowerApp, bạn có thể tự động hóa các tác vụ, gửi thông báo và tùy chỉnh trải nghiệm người dùng trong danh sách. Ví dụ: bạn có thể tạo PowerApp cho phép người dùng chọn ngày và tự động gửi thông báo cho người dùng cụ thể dựa trên các quy tắc nhất định. Điều này có thể hữu ích trong các kịch bản mà bạn cần tổ chức các nhiệm vụ hoặc theo dõi tiến trình của một dự án.
Bằng cách tích hợp PowerApps với danh sách, bạn cũng có thể tạo các chế độ xem mới và tùy chỉnh định dạng của các mục hiện có. Chẳng hạn, bạn có thể muốn làm nổi bật các mục hoặc tài sản quan trọng trong danh sách bằng cách áp dụng định dạng có điều kiện dựa trên các tiêu chí cụ thể. Điều này giúp người dùng dễ dàng xác định và ưu tiên các mục nhất định.
Để tích hợp PowerApps với Danh sách Microsoft hoặc Danh sách SharePoint, trước tiên bạn cần mở danh sách trong ứng dụng trực tuyến hoặc ứng dụng khách. Từ đó, bạn có thể chọn tùy chọn "PowerApps" và chọn PowerApp mong muốn hoặc tạo tùy chọn mới. Khi PowerApp được kết nối, bạn có thể tùy chỉnh nó thêm để đáp ứng nhu cầu cụ thể của bạn.
Tích hợp PowerApps với Listswhether, Danh sách Microsoft hoặc Danh sách SharePoint có một loạt các khả năng có thể nâng cao đáng kể năng suất và đơn giản hóa các quy trình. Bằng cách tự động hóa các tác vụ và cung cấp cho người dùng một tiện ích hoặc ứng dụng thông minh, bạn có thể đảm bảo rằng thông tin quan trọng được tổ chức và truy cập bởi đúng người vào đúng thời điểm.
Ví dụ: bạn có thể sử dụng PowerApps để tạo danh sách việc cần làm cá nhân tự động gửi thông báo và cập nhật để nhắc nhở bạn về thời hạn quan trọng. Điều này giúp bạn theo dõi và quản lý các nhiệm vụ của bạn một cách hiệu quả mà không liên tục kiểm tra danh sách theo cách thủ công.
Tóm lại, tích hợp PowerApp với danh sách Microsoft và Danh sách SharePoint cung cấp một cách để tự động hóa các tác vụ, tùy chỉnh chế độ xem và nâng cao chức năng của danh sách. Bằng cách tận dụng PowerApps, bạn có thể tạo các giải pháp cá nhân hóa và hiệu quả để cải thiện năng suất và tiết kiệm thời gian.
Sử dụng danh sách cho các nhóm và khi nào nên sử dụng danh sách so với các ứng dụng khác của Microsoft 365
Danh sách Microsoft cung cấp một công cụ mạnh mẽ để tổ chức và quản lý dữ liệu và nó được tích hợp chặt chẽ với các nhóm Microsoft. Dưới đây là một số cách bạn có thể sử dụng danh sách trong các nhóm:
1. Theo dõi nhiệm vụ:
Bạn có thể tạo một danh sách để theo dõi các nhiệm vụ cho một dự án cụ thể hoặc cho nhóm của bạn nói chung. Mỗi nhiệm vụ có thể có chủ sở hữu được giao, ngày đáo hạn và thông tin trạng thái. Điều này cho phép bạn giữ mọi người trên cùng một trang và cải thiện sự hợp tác.
2. Theo dõi tài sản:
Với danh sách Microsoft, bạn có thể tạo một danh sách để theo dõi tài sản của nhóm của mình, chẳng hạn như thiết bị, giấy phép phần mềm hoặc thậm chí không gian văn phòng. Điều này giúp bạn giữ một hồ sơ tập trung về tất cả các tài sản, vị trí của họ và lịch bảo trì.
3. Theo dõi vấn đề:
Nếu bạn là người quản lý hoặc chịu trách nhiệm quản lý các dự án, bạn có thể sử dụng danh sách để theo dõi các vấn đề và nghị quyết của họ. Mỗi mục trong danh sách có thể đại diện cho một vấn đề, với các trường để theo dõi thông tin như mô tả, trạng thái và chủ sở hữu được gán. Điều này làm cho nó dễ dàng hơn để xác định và giải quyết các vấn đề.
Khi nào nên sử dụng danh sách so với các ứng dụng Microsoft 365 khác?
Mặc dù các danh sách cung cấp một cách tuyệt vời để tổ chức và quản lý dữ liệu trong các nhóm, nhưng có các ứng dụng Microsoft 365 khác có thể phù hợp hơn với các kịch bản cụ thể:
- SharePoint: Nếu bạn cần kiểm soát nhiều hơn đối với bố cục và định dạng dữ liệu của mình hoặc muốn xây dựng một giải pháp phức tạp liên quan đến quy trình công việc và phát triển tùy chỉnh, Danh sách SharePoint có thể là lựa chọn tốt hơn.
- PowerApps: Nếu bạn muốn tạo các biểu mẫu và quy trình tùy chỉnh để tương tác với dữ liệu của mình, PowerApps có thể cung cấp một giải pháp tiên tiến và có thể tùy chỉnh hơn.
- Kế hoạch: Nếu bạn chủ yếu tập trung vào quản lý nhiệm vụ và cần một công cụ tích hợp với phần còn lại của bộ Office 365, Planner có thể phù hợp hơn.
- Excel: Nếu dữ liệu của bạn phức tạp và yêu cầu tính toán và phân tích nâng cao hoặc nếu bạn cần thực hiện các chỉnh sửa hàng loạt ngoại tuyến, Excel vẫn là một công cụ mạnh mẽ.
Cuối cùng, sự lựa chọn giữa danh sách và các ứng dụng Microsoft 365 khác phụ thuộc vào các yêu cầu cụ thể của kịch bản của bạn. Danh sách Microsoft cung cấp giao diện thân thiện với người dùng và tích hợp tích hợp với các nhóm, làm cho nó trở thành một lựa chọn tuyệt vời cho tổ chức và quản lý dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng.
