Thời đại kỹ thuật số đã cho chúng ta rất nhiều cách để giao tiếp với nhau - từ tin nhắn văn bản đến Skype và khoảng một tá công nghệ khác. Cả giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản đều có vị trí trong kinh doanh ngày nay, và một văn phòng hiệu quả khuyến khích các phép xã giao trong tất cả các phương pháp giao tiếp. Chỉ sử dụng một trong hai cách này sẽ đánh lừa khả năng của nhân viên để giao tiếp hiệu quả với khách hàng, khách hàng và đồng nghiệp. Mặc dù email có thể thể hiện thành tích công việc tỉ mỉ của bạn, nhưng không có biểu tượng cảm xúc nào hiệu quả bằng nụ cười thật tươi khi bạn nói chuyện.
Hồ sơ
Có một lý do tại sao email thường được đưa ra trong các vụ bê bối của chính phủ; chúng không chỉ hiển thị những gì ai đó đã nói mà còn hiển thị khi họ nói, vì vậy khi bạn cần một bản ghi lâu dài về giao tiếp với ai đó, email sẽ cung cấp cho bạn một dấu vết trên giấy kỹ thuật số. Ngoài ra, ký ức của mọi người về các cuộc trò chuyện có thể thay đổi theo thời gian, họ có thể không lấy đi các chi tiết quan trọng khỏi cuộc thảo luận bằng lời nói và việc sao lưu quan điểm của bạn trong tình huống văn phòng sẽ dễ dàng hơn khi bạn có bản sao kỹ thuật số để chứng minh điều đó. Nếu ai đó xóa email của bạn hoặc khẳng định họ không bao giờ nhận được nó, bản ghi duy nhất của bạn có thể là thư mục ‘Đã gửi’ của bạn. Email cũng có thể là một cách hiệu quả để xem lịch sử của một dự án và ai là tài sản quý giá nhất của nhóm.
Bao quát
Giao tiếp giữa các đồng nghiệp không chỉ là lời nói. Đồng nghiệp của bạn đọc được biểu cảm và ngôn ngữ cơ thể của bạn, đồng thời ghi nhận giọng nói của bạn trong cuộc trò chuyện. Khi đối mặt với ai đó, bạn nắm bắt được những dấu hiệu này và chúng giúp bạn hiểu sâu hơn về ý nghĩa của người kia. Mặc dù một email có ngôn từ tốt có thể trực tiếp và rõ ràng, nhưng đôi khi các từ trên màn hình có thể bị hiểu sai và gây phản cảm, đặc biệt nếu bạn cố gắng mỉa mai hoặc hài hước. Cũng có thể mất ít thời gian hơn để đơn giản là đi bộ xuống hành lang hoặc nhấc điện thoại và thảo luận chi tiết về các mối quan tâm so với việc soạn một email dài dòng.
Cảm xúc
Đôi khi quá khó để thảo luận các tình huống nhất định với đồng nghiệp và mọi người thường chuyển sang email để thể hiện bản thân mà không trở nên bối rối. Bạn có thời gian để suy nghĩ về những gì bạn muốn nói và bạn có thể truyền tải thông điệp đó mà không lo lắng hay nói lắp. Bạn có thời gian để tạo ra một câu hỏi hoặc nhận xét có lý lẽ thông minh. Tuy nhiên, đó có thể là một con đường hai chiều vì một số nhân viên cảm thấy dễ cáu gắt, xúc phạm hoặc thô lỗ khi họ giao tiếp qua email. Khi cảm xúc dâng trào, mọi người thường gửi tin nhắn bằng những từ mà họ sẽ không bao giờ sử dụng trực tiếp.
Kỹ năng xã hội
Viết email có thể cho phép đồng nghiệp tránh được những cuộc trò chuyện không thoải mái hoặc khó khăn nhưng nó không giúp họ học cách giải quyết vấn đề. Mặc dù cuộc trò chuyện trực tiếp đôi khi có thể cảm thấy khó xử, nhưng trải nghiệm sẽ làm giảm cảm giác đó. Trò chuyện với đồng nghiệp giúp bạn nhận thức rõ hơn về cách giao tiếp không lời của chính mình. Trò chuyện cùng nhau tạo ra sự gắn kết trong văn phòng và thể hiện sự tôn trọng với mọi người, cho dù đó là lời khen ngợi cho một công việc hoàn thành tốt hay một lời cảnh báo cho một tình huống không thể chấp nhận được.
