Gửi một email Outlook được định dạng dưới dạng một bản ghi nhớ mang lại cho người nhận một lời nhắc trực quan rằng thư là một thông tin liên lạc chính thức. Mặc dù Outlook không có mẫu bản ghi nhớ tích hợp, bạn có thể thay đổi cài đặt định dạng để thư của bạn tuân theo kiểu bản ghi nhớ được chấp nhận chung. Khi bạn định dạng thư của mình dưới dạng ghi nhớ, bạn có thể lưu cài đặt vào một mẫu để bạn có thể sử dụng cùng một kiểu cho các bản ghi nhớ trong tương lai.
Bước 1
Nhấp vào "Email Mới" trong Outlook để mở một cửa sổ thư mới.
Bước 2
Chọn tab "Định dạng Văn bản", rồi bấm vào bên trong vùng thông báo để kích hoạt các tùy chọn ruy-băng.
Bước 3
Bấm vào mũi tên nhỏ trong nhóm Đoạn văn trên ruy-băng. Outlook mở một hộp thoại nơi bạn có thể thay đổi các tùy chọn định dạng đoạn văn để phù hợp với định dạng bản ghi nhớ nghiệp vụ được chấp nhận chung.
Bước 4
Đặt cài đặt Căn chỉnh thành "Trái" để căn trái văn bản của bạn.
Bước 5
Đặt cài đặt Đặc biệt trong phần Thụt lề thành "Không có" để loại bỏ bất kỳ thụt lề đoạn mới nào.
Bước 6
Thay đổi cài đặt Giãn cách dòng thành "Đơn".
Bước 7
Thay đổi cài đặt Sau trong phần Khoảng cách thành ít nhất 8 điểm. Điều này khiến Outlook chèn một dòng trống giữa các đoạn văn.
Bước 8
Nhấp vào "OK" để lưu cài đặt đoạn văn.
Bước 9
Chọn phông chữ dễ đọc như Times New Roman hoặc Arial. Để có giao diện kiểu cũ, đánh máy, hãy chọn Courier New.
Bước 10
Lưu tin nhắn dưới dạng mẫu để bạn có thể sử dụng nó cho các bản ghi nhớ trong tương lai. Nhấp vào "Tệp", chọn "Lưu dưới dạng", sau đó thay đổi cài đặt "Lưu dưới dạng" thành "Mẫu Outlook (* .oft)". Đặt tên cho mẫu là "Bản ghi nhớ" hoặc một cái gì đó tương tự, sau đó nhấp vào "Lưu".
Bước 11
Nhập địa chỉ email của người nhận vào trường Tới, rồi đặt chủ đề của bản ghi nhớ vào trường Chủ đề.
Bước 12
Nhập nội dung ghi nhớ của bạn vào vùng tin nhắn. Chèn tiêu đề phần ngắn khi bạn thay đổi chủ đề hoặc bắt đầu một phân đoạn mới. Để lại một dòng trống trước và sau mỗi tiêu đề.
Tạo phần tiêu đề ở trên cùng nếu bạn muốn đưa thông tin này vào nội dung thư. Bốn dòng đầu tiên phải bắt đầu bằng "TO:", "FROM:", "DATE:" và "SUBJECT:", mỗi dòng được phân tách bằng một dòng trống. Bước này là tùy chọn, vì tiêu đề email ở đầu thư đã tuân theo định dạng bản ghi nhớ.
