Nếu bạn đang tìm cách lên lịch cho một cuộc họp WebEx mà không cần sử dụng Microsoft Outlook, bạn đang ở đúng nơi! Webex có quy trình lập lịch riêng cho phép bạn lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp với những người tham dự của bạn một cách dễ dàng. Cho dù bạn đang bắt đầu một cuộc họp cá nhân hoặc mời nhiều người, hướng dẫn từng bước này sẽ hướng dẫn bạn trong toàn bộ quá trình.
Bước đầu tiên là truy cập trang web WebEx và đăng nhập vào tài khoản của bạn. Nếu bạn chưa bật Trình lập lịch WebEx, bạn sẽ cần cài đặt nó. Đừng lo lắng, đó là một quá trình nhanh chóng và dễ dàng mà không nên mất hơn vài phút.
Sau khi bạn đã cài đặt bộ lập lịch, bạn có thể bắt đầu lên lịch cuộc họp của mình. Bắt đầu bằng cách chọn ngày và giờ bạn muốn lên lịch cuộc họp. Bạn cũng có thể chọn thời lượng của cuộc họp và liệu nó sẽ chỉ dành cho âm thanh hay bao gồm video và âm thanh. Nếu bạn muốn bao gồm một số gọi và mật mã cho người tham dự, bạn cũng có thể làm điều đó.
Tiếp theo, bạn có thể chỉ định mẫu tái phát cho cuộc họp của bạn. Cho dù đó là một cuộc họp một lần hoặc một sự kiện định kỳ, bạn có tính linh hoạt để chọn tần suất và khoảng thời gian phù hợp nhất với bạn. Bạn thậm chí có thể đặt một ngày kết thúc cụ thể nếu bạn biết các cuộc họp của bạn sẽ không còn được yêu cầu sau thời gian đó.
Khi bạn đã chọn tất cả các tùy chọn cần thiết, bạn có thể chuyển sang màn hình tiếp theo nơi bạn có thể nhập chi tiết cuộc họp. Điều này bao gồm thêm một tiêu đề, chương trình nghị sự và bất kỳ thông tin nào khác bạn muốn chia sẻ với những người tham dự của bạn. Bạn cũng có thể chọn xem bạn có muốn họ có thể tham gia cuộc họp trước máy chủ và liệu họ có thể mời người khác hay không.
Sau khi bạn đã hoàn tất tất cả các chi tiết, nhấp vào nút "Lịch trình cuộc họp" và cuộc họp của bạn sẽ được lên lịch. Bạn sẽ thấy một màn hình xác nhận với tất cả các chi tiết cuộc họp, bao gồm một URL duy nhất mà bạn có thể chia sẻ với những người tham dự. Bạn cũng có thể thêm cuộc họp vào lịch cá nhân của bạn nếu bạn muốn nhắc nhở.
Đó là nó! Bạn đã lên lịch thành công một cuộc họp WebEx mà không cần sử dụng Microsoft Outlook. Bây giờ bạn có thể tận hưởng sự tích hợp liền mạch của WebEx vào quy trình lập lịch của mình, cho phép bạn kết nối với người khác và cộng tác mà không có bất kỳ vấn đề nào. Vì vậy, cho dù bạn đang bắt đầu một buổi đào tạo, có một cuộc họp nhóm hoặc tổ chức một sự kiện ảo, WebEx có tất cả các công cụ và tính năng bạn cần để làm cho nó thành công.
Đăng nhập vào tài khoản Webex của bạn
Trước khi có thể lên lịch cuộc họp Webex mà không cần Outlook, bạn cần đăng nhập vào tài khoản Webex của mình. Nếu chưa có tài khoản, bạn có thể tạo một tài khoản bằng cách truy cập trang web Webex và làm theo quy trình đăng ký.
Sau khi có tài khoản Webex, bạn có thể đăng nhập bằng cách truy cập trang web Webex và nhấp vào nút "Đăng nhập". Bạn sẽ được nhắc nhập địa chỉ email và mật khẩu được liên kết với tài khoản Webex của bạn.
Nếu bạn có nhiều tài khoản Webex, hãy đảm bảo bạn đăng nhập bằng đúng tài khoản có các quyền cần thiết để lên lịch cuộc họp. Nếu bạn không chắc chắn nên sử dụng tài khoản nào, hãy liên hệ với nhóm hỗ trợ để được trợ giúp.
Sau khi đăng nhập, bạn sẽ được đưa đến trang tổng quan tài khoản của mình, nơi bạn có thể truy cập các tính năng và cài đặt khác nhau liên quan đến cuộc họp Webex của mình.
Nhấp vào tùy chọn "Lên lịch họp"
Để lên lịch cuộc họp Webex không có Outlook, hãy làm theo hướng dẫn từng bước sau:
Bước 1: Mở Trình lập lịch Webex
Nếu bạn chưa tải xuống công cụ Webex Scheduler, hãy truy cập trang web Webex và tải xuống máy tính cá nhân của bạn. Sau khi cài đặt, hãy mở công cụ Lập lịch biểu.
Bước 2: Định cấu hình chi tiết cuộc họp
Trên trang công cụ Lập lịch trình, nhấp vào nút "Lên lịch cuộc họp" để bắt đầu lên lịch cuộc họp của bạn.
Nhập chủ đề cho cuộc họp và chọn ngày giờ bắt đầu cuộc họp. Bạn cũng có thể định cấu hình thời lượng cuộc họp và chỉ định tần suất cuộc họp, chẳng hạn như cuộc họp một lần hoặc cuộc họp định kỳ.
Lưu ý: Tùy thuộc vào cài đặt người dùng Webex của bạn, bạn cũng có thể thấy các tùy chọn để đặt cấu hình lặp lại cuộc họp, bật chức năng gọi vào và đặt cấu hình phòng họp.
Bước 3: Mời người tham gia
Tiếp theo, mời người tham gia cuộc họp bằng cách nhập địa chỉ email của họ vào phần "Người tham dự". Bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn "Sử dụng mẫu" để chọn danh sách người tham gia được xác định trước.
Nếu bạn muốn thông báo cho người tham gia về cuộc họp, bạn có thể chọn hộp kiểm "Thông báo cho người tham gia". Điều này sẽ gửi lời mời qua email đến tất cả những người tham dự được mời.
Bước 4: Định cấu hình tùy chọn cuộc họp
Trong phần "Tùy chọn cuộc họp", bạn có thể chỉ định các tùy chọn cuộc họp bổ sung. Các tùy chọn này bao gồm bật tính năng sảnh, yêu cầu người tham dự phải được người chủ trì chấp nhận trước khi tham gia cuộc họp và chọn tùy chọn kết nối âm thanh cụ thể.
Bước 5: Hoàn thiện và lên lịch cuộc họp của bạn
Khi bạn đã cấu hình tất cả các chi tiết và tùy chọn cuộc họp, hãy nhấp vào nút "Lịch" để lên lịch cho cuộc họp WebEx của bạn.
Một trang xác nhận sẽ xuất hiện, hiển thị các chi tiết về cuộc họp theo lịch trình của bạn. Bạn cũng có thể chọn tải về chi tiết cuộc họp vào lịch cá nhân của mình bằng cách nhấp vào nút "Tải xuống".
Bây giờ, cuộc họp của bạn được lên lịch và tất cả những người tham gia được mời sẽ nhận được lời mời email với các chi tiết cuộc họp và một liên kết để tham gia cuộc họp.
Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể lên lịch một cuộc họp WebEx mà không cần sử dụng Outlook. Cho dù bạn có các vấn đề tích hợp và cấu hình Outlook, hoặc bạn chỉ đơn giản là không muốn sử dụng Outlook, công cụ trình lập lịch WebEx cung cấp một cách dễ dàng và thuận tiện để lên lịch các cuộc họp.
Điền vào các chi tiết cuộc họp và mời người tham gia
Khi bạn đã thiết lập tích hợp WebEx với tài khoản Outlook của mình, bạn đã sẵn sàng để lên lịch cho một cuộc họp WebEx mà không cần sử dụng Outlook. Trong phần này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn trong quá trình điền vào các chi tiết cuộc họp và mời những người tham gia.
1. Sau khi mở Cổng thông tin WebEx cá nhân của bạn, hãy xác định vị trí tùy chọn "Lịch" trong menu điều hướng ở phía bên trái của trang và nhấp vào nó. Điều này sẽ mở trang lập lịch.
2. Trong phần Chi tiết cuộc họp, nhập một tiêu đề cho cuộc họp của bạn. Điều này nên đủ mô tả để cung cấp một ý tưởng về những gì cuộc họp là về.
3. Tiếp theo, chọn ngày và giờ cho cuộc họp. Nếu bạn muốn cuộc họp được lặp lại, hãy nhấp vào tùy chọn "định kỳ" và chọn tần số và khoảng thời gian. Điều này sẽ cho phép bạn thiết lập một mô hình cho các cuộc họp định kỳ, chẳng hạn như mỗi tuần trong cùng một ngày.
4. Trong phần "Máy chủ", chọn người sẽ tổ chức cuộc họp. Nếu bạn là máy chủ, hãy đảm bảo chọn mình từ menu thả xuống.
5. Trong phần "Người tham dự", nhập địa chỉ email của những người bạn muốn mời đến cuộc họp. Đảm bảo tách từng địa chỉ bằng dấu phẩy. Nếu bạn muốn mời ai đó chưa có liên hệ, bạn chỉ cần thêm địa chỉ email của họ mà không cần phải đăng ký trước.
6. Nếu bạn muốn thêm mật khẩu vào cuộc họp để bảo mật thêm, hãy bật tùy chọn "Mật khẩu" và nhập mật khẩu bạn chọn.
7. Trong phần "Kết nối âm thanh", bạn có thể chọn liệu cuộc họp sẽ có âm thanh hay là một cuộc họp chỉ có âm thanh. Nếu bạn chọn âm thanh, WebEx sẽ tự động gửi email cho người tham dự với chi tiết kết nối âm thanh.
8. Khi bạn đã điền vào tất cả các chi tiết cần thiết, nhấp vào nút "Lịch" để hoàn tất cuộc họp. WebEx sẽ gửi lời mời đến những người tham gia được mời và họ sẽ nhận được một email với tất cả các thông tin liên quan về cuộc họp.
9. Nếu bạn cần thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với chi tiết cuộc họp hoặc mời người tham gia bổ sung sau khi lên lịch, bạn có thể dễ dàng thực hiện bằng cách mở cuộc họp trong cổng thông tin WebEx của bạn và nhấp vào nút "Chỉnh sửa".
10. Trong trường hợp bạn cần hủy cuộc họp, bạn có thể nhấp vào nút "Hủy", sẽ gửi thông báo hủy cho tất cả những người tham dự được mời.
Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể dễ dàng lên lịch một cuộc họp WebEx mà không cần sử dụng Outlook. Quá trình này cung cấp tích hợp liền mạch giữa cổng thông tin WebEx cá nhân và tài khoản Outlook của bạn, cho phép bạn quản lý hiệu quả các cuộc họp của mình và đảm bảo thông tin chính xác được chia sẻ với tất cả những người tham gia.
Lập kế hoạch các cuộc họp WebEx
Khi lên lịch cho một cuộc họp WebEx mà không có triển vọng, bạn có thể tuân theo quy trình từng bước để đảm bảo bạn lên lịch cuộc họp một cách chính xác. Phần này sẽ hướng dẫn bạn trong quá trình lập lịch và cung cấp một số mẹo hữu ích trên đường đi.
- Mở công cụ Trình lập lịch web của bạn và nhấp vào tùy chọn "Lên lịch một cuộc họp". Điều này sẽ đưa bạn đến trang lập lịch.
- Bắt đầu bằng cách nhập ngày và giờ cho cuộc họp của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng công cụ Picker ngày để chọn ngày mong muốn.
- Tiếp theo, nhập tiêu đề cuộc họp, chương trình nghị sự và bất kỳ ghi chú hoặc thông tin liên quan nào cho người tham gia. Điều này sẽ giúp họ hiểu mục đích và nội dung của cuộc họp.
- Nếu bạn muốn yêu cầu mật khẩu cho cuộc họp, bạn có thể thêm một trong trường mật khẩu. Điều này sẽ cung cấp thêm một lớp bảo mật cho người tham gia của bạn.
- Trong phần "Người tham gia", bạn có thể thêm địa chỉ email của những người tham dự bạn muốn mời. Bạn cũng có thể thêm địa chỉ email nhóm nếu cần.
- Phần tiếp theo cho phép bạn định cấu hình cài đặt âm thanh cho cuộc họp của bạn. Bạn có thể chọn cho phép người tham gia cuộc gọi, cho phép người tham gia chỉ có âm thanh hay cả hai.
- Đối với các cuộc họp định kỳ, bạn có thể nhấp vào tùy chọn "tái phát" và định cấu hình tần số và mẫu cho các cuộc họp. Điều này rất hữu ích nếu bạn có một cuộc họp thường xuyên xảy ra hàng tuần hoặc hàng tháng.
- Sau khi định cấu hình tất cả các cài đặt cần thiết, hãy nhấp vào nút "Lên lịch" để hoàn tất quy trình lập lịch. Sau đó, Webex sẽ gửi lời mời theo lịch tới tất cả những người tham gia cùng với các chi tiết cuộc họp cần thiết.
- Sau khi cuộc họp được lên lịch, bạn có thể chỉnh sửa hoặc hủy cuộc họp bằng cách nhấp vào cuộc họp trong công cụ lập lịch Webex. Thao tác này sẽ mở ra một menu nơi bạn có thể tìm thấy các tùy chọn để chỉnh sửa hoặc hủy cuộc họp.
- Điều quan trọng cần lưu ý là việc lên lịch cuộc họp Webex không có Outlook có thể có một số hạn chế so với việc sử dụng công cụ lập lịch tích hợp trong Microsoft Outlook. Tuy nhiên, công cụ lập lịch Webex cung cấp giao diện thân thiện với người dùng và cho phép dễ dàng lên lịch và quản lý các cuộc họp.
Bằng cách làm theo hướng dẫn từng bước này, bạn có thể lên lịch các cuộc họp Webex mà không cần tích hợp Outlook. Quá trình này đảm bảo rằng bạn đặt cấu hình chính xác tất cả các cài đặt cần thiết và cung cấp cách hiệu quả để lên lịch và quản lý cuộc họp của bạn.
Xác định mục đích và thời gian của cuộc họp
Trước khi lên lịch cuộc họp Webex không có Outlook, điều quan trọng là phải xác định mục đích và thời gian của cuộc họp. Điều này sẽ giúp bạn thực hiện theo quy trình từng bước trong việc thiết lập cuộc họp và đảm bảo rằng tất cả những người tham gia đều có mặt.
Với tư cách là người tổ chức, hãy nhấp vào nút "Lên lịch cuộc họp" trên trang web hoặc cổng thông tin Webex. Sau đó, bạn sẽ được chuyển đến màn hình nơi bạn có thể nhập thông tin chi tiết về cuộc họp.
Đầu tiên, hãy cung cấp tên cuộc họp nêu rõ mục đích của cuộc họp. Điều này sẽ giúp người tham gia xác định được nội dung và mức độ phù hợp của cuộc họp.
Tiếp theo, chọn ngày và giờ cho cuộc họp. Chọn một ngày trong tuần cụ thể, chẳng hạn như Thứ Năm và nhập thời gian bắt đầu. Bạn cũng có thể định cấu hình cuộc họp để diễn ra định kỳ, trong trường hợp đó, bạn sẽ cần chọn kiểu lặp lại và đặt bất kỳ ngày kết thúc phù hợp nào.
Nếu bạn muốn giới hạn thời lượng của cuộc họp, bạn có thể đặt giới hạn thời gian bằng cách nhấp vào hộp kiểm và chọn thời lượng cuộc họp mong muốn.
Ngoài ra, bạn có thể thêm mật khẩu vào cuộc họp để đảm bảo chỉ những người tham gia được ủy quyền mới có thể tham gia. Điều này có thể hữu ích cho các cuộc họp bí mật hoặc nhạy cảm.
Khi bạn đã nhập các chi tiết cần thiết, hãy nhấp vào nút "Lên lịch". Cuộc họp sẽ được lên lịch và một liên kết cuộc họp duy nhất sẽ được tạo.
Sau đó, bạn có thể chia sẻ liên kết này với những người tham dự qua email hoặc bất kỳ công cụ liên lạc nào khác. Nếu người tham gia chưa cài đặt plugin Webex hoặc ứng dụng Cuộc họp Cisco Webex, họ có thể chỉ cần tham gia cuộc họp qua web mà không cần tải xuống. Họ cũng có thể tham gia thông qua tùy chọn cuộc gọi chỉ có âm thanh được cung cấp trong lời mời họp.
Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể lên lịch cuộc họp Webex mà không cần Outlook và đảm bảo rằng mọi người đều biết trước mục đích và thời gian của cuộc họp.
