Bạn đang tìm cách cải thiện giá trị và độ chính xác của cuộc họp trong Microsoft Teams? Bật phiên âm, một tính năng giúp ghi lại những gì được nói trong cuộc gọi hoặc cuộc họp dễ dàng hơn. Các bản ghi có thể tìm kiếm được nên chúng là công cụ hữu ích cho những ai có thể đã bỏ lỡ một phần cuộc trò chuyện hoặc cần xem lại những gì đã nói sau đó.
Việc bật phiên âm trong Teams là một quy trình gồm 3 bước và hướng dẫn từng bước này sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện chính xác. Nhưng trước khi đi sâu vào hướng dẫn, hãy nói về lý do tại sao tính năng này lại quan trọng và ý nghĩa của nó đối với tổ chức của bạn.
Phiên âm trong Microsoft Teams là một tính năng có giá trị dành cho các tổ chức coi trọng tính chính xác và cần bản ghi cuộc họp bằng văn bản. Nó giúp theo dõi các cuộc thảo luận quan trọng, chia sẻ chi tiết cuộc họp với những người không thể có mặt trực tiếp và đảm bảo khả năng tiếp cận cho những người khiếm thính hoặc khuyết tật khác.
Trước khi chúng tôi tiến hành hướng dẫn, bạn cần phải có một số điều kiện tiên quyết. Đầu tiên bạn phải là người tổ chức cuộc họp thì mới có thể bật phiên âm. Thứ hai, bản chép lời chỉ khả dụng cho các cuộc họp đã lên lịch, vì vậy hãy đảm bảo tạo cuộc họp trong lịch Nhóm của bạn. Và cuối cùng, hãy đảm bảo rằng quản trị viên của bạn đã bật tính năng chép lời cho tổ chức của bạn.
Với tất cả các cài đặt này đã sẵn sàng, bây giờ chúng ta hãy xem hướng dẫn từng bước về cách bật phiên âm trong Microsoft Teams:
Bước 1: Bắt đầu/Dừng phiên âm trong cuộc họp
Trong cuộc họp, hãy nhấp vào menu ba chấm ở giữa thanh điều khiển cuộc họp. Từ menu thả xuống, chọn "Bắt đầu phiên âm" để bật tính năng phiên âm. Sau khi cuộc họp kết thúc, hãy chọn "Dừng phiên âm" để tắt. Xin lưu ý rằng bản ghi âm sẽ ghi lại mọi điều đã được nói trong cuộc họp, bao gồm mọi cuộc trò chuyện bên lề hoặc tiếng ồn xung quanh.
Bước 2: Xem và chia sẻ bản chép lời
Để xem bản ghi, hãy đi tới sự kiện cuộc họp trong lịch của bạn hoặc mở cuộc trò chuyện trong cuộc họp. Bạn sẽ tìm thấy tập tin phiên âm nằm ở đó. Từ đó, bạn có thể dễ dàng chia sẻ bản ghi với những người tham gia khác hoặc bất kỳ ai cần quyền truy cập vào chi tiết cuộc họp.
Bước 3: Cải thiện độ chính xác với các tùy chọn bổ sung
Mặc dù tính năng phiên âm tự động trong các nhóm Microsoft khá chính xác, đôi khi nó có thể bỏ lỡ một số từ hoặc cụm từ. Để cải thiện độ chính xác, bạn có thể cung cấp các hướng dẫn bằng văn bản hoặc sử dụng tính năng phiên âm trực tiếp trong đó ai đó theo cách thủ công bảng điểm. Điều này có thể hữu ích cho các cuộc họp có chất lượng âm thanh kém hoặc nếu bạn muốn đảm bảo bảng điểm chính xác nhất có thể.
Tóm lại, bật phiên âm trong các đội Microsoft là một tính năng có giá trị giúp các tổ chức lưu giữ một bản ghi bằng văn bản về các cuộc họp của họ. Thật dễ dàng để kích hoạt chỉ với một vài bước đơn giản và nó cung cấp bảng điểm có thể tìm kiếm và chính xác các cuộc họp của bạn, cải thiện khả năng tiếp cận và tạo điều kiện cho sự hợp tác tốt hơn. Hãy chắc chắn kiểm tra xem phiên âm có được bật cho tổ chức của bạn không, làm theo các hướng dẫn ở trên và bắt đầu được hưởng lợi từ tính năng mạnh mẽ này ngày hôm nay!
Hiểu phiên âm trong các đội Microsoft
Phiên âm là một tính năng có giá trị có sẵn trong các nhóm Microsoft cho phép người dùng có được một bản ghi âm của âm thanh được ghi trong các cuộc họp. Chức năng này đặc biệt hữu ích cho người dùng bị khiếm thính hoặc cho những người muốn tham khảo các cuộc thảo luận cuộc họp sau đó.
Để cho phép phiên âm trong các nhóm, có một số điều kiện tiên quyết phải được đáp ứng. Bước đầu tiên là có đăng ký Microsoft 365 vì phiên âm không có sẵn trong tất cả các phiên bản. Khi bạn có đăng ký, phiên âm có thể được bật bởi các quản trị viên trong Trung tâm quản trị nhóm.
Trong một cuộc họp, phiên âm có thể cung cấp một bản ghi chính xác về những gì đã nói, mặc dù điều quan trọng cần lưu ý là phiên âm không có sẵn trong tất cả các ngôn ngữ. Hiện tại, các đội hỗ trợ phiên âm bằng tiếng Anh (Hoa Kỳ), tiếng Anh (Anh), tiếng Tây Ban Nha, tiếng Đức, tiếng Pháp, tiếng Ý, tiếng Bồ Đào Nha (tiếng Brazil) và tiếng Hà Lan. Sự sẵn có của phiên âm trong các ngôn ngữ khác có thể được cải thiện trong tương lai.
Có một số lời khuyên cần lưu ý khi truy cập phiên âm trong các nhóm. Đối với một, tính năng phiên âm chỉ có sẵn cho các cuộc họp theo lịch trình có tính năng ghi âm. Ngoài ra, phiên âm chỉ có sẵn cho tùy chọn ghi âm cho người tổ chức, không phải cho tùy chọn ghi âm trên mỗi người dùng.
Khi phiên âm được bật, trình tổ chức sẽ nhận được thông báo rằng bảng điểm có sẵn. Họ có thể truy cập các bản phiên âm này trong trò chuyện cuộc họp cũng như trong tab Tệp Teams. Các bản phiên âm được lưu dưới dạng một tệp riêng biệt và có thể được tải xuống để tham khảo.
Kích hoạt phiên âm trong các nhóm có thể nâng cao đáng kể giá trị của các cuộc họp của bạn bằng cách cho phép người dùng dễ dàng xem xét các cuộc thảo luận đã diễn ra. Cho dù bạn muốn kiểm tra từ ngữ chính xác của một bình luận hay đơn giản là cần tham khảo những gì đã nói, phiên âm cung cấp một giải pháp hiệu quả.
Một mối quan tâm phổ biến liên quan đến phiên âm là sự riêng tư và bảo mật của âm thanh được ghi lại. Các nhóm Microsoft đảm bảo rằng mỗi bảng điểm cuộc họp được liên kết với tên người dùng của người tổ chức cuộc họp, giữ danh tính của những người tham gia bí mật. Bảng điểm được lưu trong một môi trường an toàn và chỉ có thể truy cập được cho những người có quyền thích hợp.
Tóm lại, phiên âm là một tính năng hữu ích trong các nhóm Microsoft cho phép bạn biến các từ được nói thành văn bản. Bằng cách cho phép phiên âm, bạn có thể cải thiện khả năng tiếp cận, nắm bắt các chi tiết quan trọng và nâng cao giá trị chung của các cuộc họp của bạn.
Tìm hiểu cách bật phiên âm cho các cuộc họp của các nhóm Microsoft của bạn
Nếu bạn muốn bật phiên âm cho các cuộc họp của các nhóm Microsoft, bạn có thể thực hiện bằng cách sử dụng các hướng dẫn từng bước sau:
- Đầu tiên, đi đến Trung tâm quản trị Microsoft Teams.
- Khi đó, nhấp vào tab "Cuộc họp" ở phía bên trái của trang.
- Tiếp theo, nhấp vào "Chính sách họp" và sau đó chọn Chính sách bạn muốn chỉnh sửa hoặc tạo một chính sách mới.
- Trong cài đặt chính sách, cuộn xuống phần "phiên âm".
- Bật công tắc tắt "Cho phép phiên mã".
- Tiếp theo, quyết định xem bạn muốn cho phép người tham dự họp để chỉnh sửa phiên âm hay chỉ cho họ quyền truy cập để xem họ.
- Bạn cũng có thể chọn bật hoặc vô hiệu hóa phiên âm tự động cho các cuộc họp theo lịch trình trong tổ chức của bạn.
- Theo mặc định, phiên âm sẽ bằng tiếng Anh, nhưng bạn có thể định cấu hình ngôn ngữ nhận dạng giọng nói để hỗ trợ các ngôn ngữ khác nhau.
- Khi bạn đã thực hiện tất cả các cài đặt cần thiết, nhấp vào "Lưu" để đóng cài đặt chính sách.
Sau khi bật phiên âm, bạn và những người tham dự cuộc họp sẽ thấy nút "Phiên âm" trong điều khiển cuộc họp, cho phép bạn truy cập vào phiên âm trong và sau cuộc họp. Tính năng phiên âm ghi lại và chép lời nói thành văn bản, giúp việc xem lại và tham khảo các cuộc thảo luận trong cuộc họp trở nên dễ dàng hơn.
Điều quan trọng cần lưu ý là chỉ những người dùng có chính sách và quyền phù hợp mới có thể truy cập tính năng phiên âm. Bản ghi âm được lưu trữ an toàn và có thể được tải xuống để tham khảo trong tương lai nếu cần.
Kích hoạt phiên âm trong Microsoft Teams là một tính năng phổ biến và hữu ích cho các tổ chức vì tính năng này giúp tăng cường khả năng truy cập cũng như cung cấp cách xem lại và chia sẻ nội dung cuộc họp dễ dàng hơn. Tận dụng tính năng này để cải thiện năng suất tổng thể của các cuộc họp Nhóm của bạn.
Khám phá lợi ích của phiên âm trong việc nâng cao khả năng tiếp cận và năng suất cuộc họp
Việc bật phiên âm trong Microsoft Teams mang lại một số lợi ích có thể nâng cao đáng kể khả năng tiếp cận và năng suất của cuộc họp. Bằng cách bật tính năng này, bạn có thể:
- Cải thiện khả năng tiếp cận: Phiên âm giúp những người tham gia khiếm thính dễ dàng theo dõi và hiểu cuộc thảo luận hơn, đảm bảo tính hòa nhập trong tổ chức của bạn.
- Nâng cao năng suất: Thay vì ghi chú chi tiết trong cuộc họp, các cá nhân có thể tập trung vào việc tích cực tham gia và tham gia vào cuộc trò chuyện khi có bản ghi.
- Nắm bắt thông tin chính xác: Việc ghi chép các cuộc họp cho phép ghi lại chính xác những gì đã thảo luận, đảm bảo rằng các chi tiết quan trọng không bị bỏ sót hoặc quên.
- Giảm phiền nhiễu do tiếng ồn xung quanh: Bản chép lời có thể giúp lọc tiếng ồn xung quanh và chỉ ghi lại những phần có liên quan của cuộc trò chuyện, giúp bạn dễ dàng xem lại và tham khảo sau này.
- Chia sẻ và cộng tác hiệu quả: Bản ghi có thể được chia sẻ với các thành viên trong nhóm không thể tham dự cuộc họp, giúp họ cập nhật những gì đã thảo luận và luôn cập nhật thông tin.
- Bật bản ghi có chọn lọc: Bạn có tùy chọn bật bản ghi cho các cuộc họp hoặc cuộc gọi cụ thể, mang lại sự linh hoạt và khả năng kiểm soát khi sử dụng tính năng này.
Bật phiên âm trong Microsoft Teams là quy trình gồm 3 bước bao gồm kiểm tra các điều kiện tiên quyết, bật tính năng và chọn cài đặt mong muốn. Sau khi được bật, bản ghi sẽ có sẵn trong chi tiết cuộc họp và có thể được truy cập bằng cách chỉ cần mở menu cuộc họp và chọn "Hiển thị bản ghi" hoặc bằng cách sử dụng phím tắt "Ctrl+Shift+E".
Bản chép lời trong Microsoft Teams có độ chính xác cao nhờ hệ thống nhận dạng giọng nói tiên tiến được sử dụng. Ngôn ngữ mặc định cho bản ghi âm là tiếng Anh nhưng cũng có hỗ trợ cho các ngôn ngữ khác, chẳng hạn như tiếng Hà Lan.
Để nâng cao hơn nữa quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu, theo mặc định, bản ghi không được lưu trữ trên máy chủ Microsoft Teams. Tuy nhiên, quản trị viên có thể chọn bật tính năng ghi chép phiên âm cho tổ chức nếu được yêu cầu.
Tóm lại, việc bật phiên âm trong Microsoft Teams có thể cải thiện đáng kể khả năng tiếp cận cuộc họp, năng suất và khả năng cộng tác trong tổ chức của bạn. Hãy tận dụng tính năng phổ biến này và tận hưởng những lợi ích của bản ghi cuộc họp chính xác và dễ tiếp cận.
Phân biệt bản chép lời với chú thích trực tiếp
Khi nói đến việc chép lại các cuộc hội thoại trong Microsoft Teams, điều quan trọng là phải hiểu được sự khác biệt giữa chép lời và chú thích trực tiếp. Mặc dù cả hai tính năng đều liên quan đến việc chuyển đổi ngôn ngữ nói thành văn bản viết nhưng chúng được sử dụng theo những cách khác nhau và phục vụ các mục đích khác nhau.
Phiên âm là tính năng cho phép bạn tự động chuyển cuộc họp hoặc sự kiện được ghi lại thành dạng văn bản. Điều này có nghĩa là sau này bạn có thể xem lại cuộc họp hoặc sự kiện và có văn bản ghi lại mọi điều đã nói. Phiên âm đặc biệt hữu ích để xem lại các cuộc thảo luận quan trọng, trích xuất các điểm chính và lưu giữ biên bản cuộc họp chính xác.
Mặt khác, chú thích trực tiếp là phụ đề thời gian thực xuất hiện trên màn hình khi ai đó đang phát biểu trong cuộc họp hoặc sự kiện Teams. Phụ đề trực tiếp rất hữu ích cho những cá nhân gặp khó khăn khi nghe hoặc hiểu ngôn ngữ nói vì chúng cung cấp phản hồi ngay lập tức bằng văn bản. Phụ đề trực tiếp cũng có thể giúp hiểu ngôn ngữ nếu tiếng Anh không phải là ngôn ngữ đầu tiên của bạn.
Để cho phép phiên âm trong các nhóm Microsoft, có một vài điều kiện tiên quyết cần được đáp ứng. Đầu tiên, đảm bảo rằng tổ chức của bạn đã bật Microsoft Stream và bạn có các quyền quản trị cần thiết để cho phép phiên âm. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn có một micrô được thiết lập và bật, vì hệ thống cần đầu vào âm thanh để phiên âm các cuộc họp của bạn một cách chính xác.
Khi bạn gặp các điều kiện tiên quyết này, các bước để bật phiên mã như sau:
- Mở các nhóm Microsoft và nhấp vào ảnh hồ sơ hoặc tên người dùng của bạn ở góc trên bên phải của màn hình.
- Chọn "Cài đặt" từ menu thả xuống.
- Trong menu Cài đặt, nhấp vào "quyền" trong ngăn điều hướng bên trái.
- Theo "Quyền" "Nhấp vào" Sự kiện phiên âm & Trực tiếp ".
- Trong phiên âm & amp; Trang chính sách sự kiện trực tiếp, nhấp vào tên chính sách cuộc họp của tổ chức của bạn.
- Cuộn xuống phần "Cho phép phiên mã" và chuyển đổi công tắc để bật phiên mã.
- Nhấp vào "Lưu" để áp dụng các thay đổi.
Khi phiên âm được bật, bạn có thể bắt đầu phiên âm các cuộc họp hoặc sự kiện của mình. Trong một cuộc họp hoặc sự kiện, bạn sẽ nhận thấy nút "nhiều tùy chọn" (được biểu thị bằng ba dấu chấm) trong các điều khiển cuộc họp. Nhấp vào nút này sẽ tiết lộ một menu nơi bạn có thể chọn "Bắt đầu phiên âm" để bắt đầu ghi và phiên âm cuộc họp.
Điều quan trọng cần lưu ý là mặc dù phiên âm là một tính năng có giá trị, nó có thể không có sẵn trong tất cả các kịch bản. Ví dụ, phiên âm có thể không hoạt động cho các sự kiện có nhiều diễn giả nói chuyện cùng một lúc hoặc trong môi trường ồn ào, nơi bài phát biểu không rõ ràng. Ngoài ra, điều đáng nói là các phiên âm hiện chỉ có sẵn bằng tiếng Anh và tiếng Hà Lan, nhưng Microsoft có kế hoạch mở rộng sang các ngôn ngữ khác trong tương lai.
Nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề nào với phiên âm, Microsoft cung cấp một trung tâm tài nguyên hữu ích với các hướng dẫn khắc phục sự cố để giúp bạn giải quyết mọi vấn đề bạn có thể gặp phải. Trung tâm tài nguyên này có thể được truy cập bằng cách truy cập Trung tâm quản trị Microsoft Teams và nhấp vào "Trợ giúp" trong ngăn điều hướng bên trái. Từ đó, điều hướng đến "bảng điểm & amp; bản ghi" và tìm kiếm các bài viết liên quan có thể hỗ trợ bạn khắc phục sự cố.
Tóm lại, cho phép phiên âm trong các nhóm Microsoft có thể nâng cao trải nghiệm cuộc họp của bạn bằng cách cung cấp bảng điểm bằng văn bản để thu hút các chi tiết chính xác của các cuộc hội thoại. Nó cho phép bạn dễ dàng xem xét và chia sẻ nội dung cuộc họp, ngay cả với những người có thể đã bỏ lỡ sự kiện này. Chỉ cần nhớ để đảm bảo rằng tổ chức của bạn đáp ứng các điều kiện tiên quyết, làm theo các bước để cho phép phiên âm và tận dụng tính năng này để cải thiện sự hợp tác và năng suất của bạn.
Khám phá sự khác biệt giữa phiên âm và chú thích trực tiếp trong các nhóm Microsoft
Khi nói đến giao tiếp thời gian thực trong các nhóm Microsoft, có hai tính năng có thể cực kỳ hữu ích: phiên âm và chú thích trực tiếp. Mặc dù cả hai nhằm mục đích cung cấp một đại diện bằng văn bản của các từ được nói, có một số khác biệt chính giữa chúng.
Phiên âm, như tên cho thấy, là quá trình chuyển đổi ngôn ngữ nói thành văn bản bằng văn bản. Nó cho phép bạn lưu và xem bảng điểm đầy đủ của một cuộc họp hoặc cuộc gọi sau khi nó đã kết thúc. Khi phiên âm được bật, các nhóm sẽ tự động phiên âm và lưu bản ghi cho bạn. Bằng cách này, ngay cả khi bạn bỏ lỡ một phần của cuộc trò chuyện hoặc cần giới thiệu lại một số chi tiết nhất định sau này, bạn chỉ cần mở bảng điểm và tìm thấy những gì cần thiết. Bảng điểm có thể đặc biệt hữu ích trong môi trường ồn ào hoặc cho những người bị khiếm thính.
Mặt khác, chú thích trực tiếp là phụ đề thời gian thực xuất hiện trên màn hình trong một cuộc họp hoặc cuộc gọi của các đội. Họ cung cấp một phiên bản viết tức thì của những gì đang được nói, cho phép người tham gia theo dõi dễ dàng hơn. Chú thích trực tiếp đặc biệt hữu ích cho người nói tiếng Anh không bản địa, người dùng gặp khó khăn khi nghe hoặc trong các tình huống mà chất lượng âm thanh kém. Chú thích trực tiếp có thể được bật/tắt bằng cách truy cập menu cuộc họp và chọn "Bật chú thích trực tiếp" hoặc bằng cách sử dụng lệnh "/liveCc" trong trò chuyện cuộc họp.
Vì vậy, quá trình cho phép phiên âm và chú thích trực tiếp trong các nhóm Microsoft là gì?
Để chép lời, quản trị viên phải tuân theo một số bước để bật tính năng này cho tổ chức. Trước tiên, họ cần định cấu hình TeamsMeetingPolicy với tham số AllowTranscription được đặt thành True. Thứ hai, quản trị viên phải thiết lập tài khoản Azure Media Services (AMS) và tích hợp tài khoản đó với Teams, bao gồm việc đăng ký và thêm cài đặt bắt buộc. Cuối cùng, họ có thể bắt đầu dừng ghi âm bất kỳ lúc nào trong cuộc họp hoặc cuộc gọi và ghi âm. Hãy nhớ rằng dịch vụ phiên âm có thể không có sẵn cho tất cả các ngôn ngữ và có thể có những hạn chế theo khu vực, vì vậy điều quan trọng là phải kiểm tra các tùy chọn có sẵn.
Mặt khác, việc bật phụ đề trực tiếp đơn giản hơn nhiều. Bất kỳ người tham gia cuộc họp nào cũng có thể bật phụ đề trực tiếp bằng cách nhấp vào menu "Tùy chọn khác" (được biểu thị bằng dấu ba chấm) nằm trên thanh điều khiển cuộc họp, sau đó chọn "Bật phụ đề trực tiếp". Điều quan trọng cần lưu ý là phụ đề trực tiếp sẽ không ghi lại cuộc gọi hoặc cuộc họp; họ sẽ chỉ cung cấp chú thích theo thời gian thực trên màn hình. Ngoài ra, phụ đề trực tiếp có thể không có sẵn cho tất cả các ngôn ngữ.
Hãy nhớ rằng cả bản chép lời và phụ đề trực tiếp đều có thể giúp nâng cao trải nghiệm cuộc họp và đảm bảo rằng mọi người đều có thể tham gia và hiểu cuộc trò chuyện một cách hiệu quả. Bằng cách bật các tính năng này, bạn có thể tạo một môi trường toàn diện và dễ tiếp cận hơn trong các cuộc họp Nhóm của mình.
