Microsoft Outlook cho phép bạn tạo Nhóm liên hệ, còn được gọi là danh sách phân phối hoặc nhóm email. Nếu bạn thường xuyên gửi email cho cùng một nhóm người, việc thiết lập họ làm Nhóm liên hệ cho phép bạn tiết kiệm thời gian bằng cách gửi email đến nhóm thay vì nhập tất cả địa chỉ. Bạn cũng có thể tạo một Nhóm liên hệ chứa các Nhóm liên hệ khác. Trong hầu hết các trường hợp, không có giới hạn về số lượng địa chỉ email bạn có thể có trong Nhóm liên hệ.
Các phiên bản Outlook cũ hơn
Outlook 2010 trở lên không có giới hạn về số lượng địa chỉ bạn có thể đưa vào Nhóm Liên hệ. Trong các phiên bản trước đó, số lượng địa chỉ tối đa mà bạn có thể đưa vào Nhóm liên hệ phụ thuộc vào lượng thông tin được lưu trữ cho mỗi liên hệ. Các giới hạn điển hình là từ 50 đến 70 địa chỉ liên hệ, nhưng có thể thấp đến 25. Một Nhóm Liên hệ có thể ngừng hoạt động nếu bạn bao gồm thông tin liên hệ bổ sung cho các thành viên, trong trường hợp đó, bạn có thể chia nhóm thành hai Nhóm Liên hệ.
Exchange và Máy chủ Thư khác
Mặc dù số lượng địa chỉ trong Nhóm liên hệ là không giới hạn, nhưng máy chủ thư có thể có giới hạn. Trong môi trường công ty, máy chủ Microsoft Exchange có thể có kích thước tối đa cho Nhóm Liên hệ. Trong môi trường gia đình và doanh nghiệp nhỏ, Nhà cung cấp dịch vụ Internet của bạn có thể chặn các email chứa nhiều hơn một số địa chỉ được chỉ định. Ngoài ra, các email chứa nhiều địa chỉ có thể bị nhà cung cấp email hoặc phần mềm ứng dụng khách của người nhận đánh dấu hoặc chặn là thư rác.
Quyền riêng tư và khả năng đọc
Khi bạn gửi email đến một Nhóm Liên hệ, Outlook sẽ thay thế tên nhóm bằng địa chỉ email của mọi người trong nhóm để tất cả những người nhận đều thấy địa chỉ email của mọi người. Điều này có thể chiếm nhiều dung lượng ở đầu email và cũng làm dấy lên những lo ngại về quyền riêng tư. Ví dụ, nếu nhóm là một câu lạc bộ chơi game và tất cả các thành viên đều biết nhau, điều này là tốt; nhưng nếu các thành viên trong nhóm không biết nhau, việc gửi cho mọi người trong nhóm địa chỉ email của những người khác trong nhóm có thể là một hành vi vi phạm quyền riêng tư nghiêm trọng và thậm chí là bất hợp pháp. Để tránh điều này, hãy sử dụng trường BCC, không phải trường ĐẾN, khi gửi đến một Nhóm Liên hệ.
Nhóm liên hệ so với Danh sách gửi thư
Nhóm Liên hệ là một cách thuận tiện để một người thường xuyên gửi email đến một nhóm hoặc nhiều nhóm người. Tuy nhiên, nếu một nhóm lớn người thường xuyên cần gửi email cho nhau và đặc biệt nếu muốn có sự riêng tư, danh sách thảo luận của người đăng ký hoặc chương trình danh sách gửi thư là cách tốt hơn để thực hiện, vì đây là các chương trình dựa trên web cho phép bất kỳ thành viên nào để gửi email đến một nhóm, sử dụng một địa chỉ email duy nhất.
