Chào mừng bạn đến với hướng dẫn toàn diện của chúng tôi về cách mời ai đó tham gia cuộc họp Zoom. Cho dù bạn là người dùng Zoom dày dạn hay mới sử dụng nền tảng này, bạn sẽ thấy các bước sau hữu ích trong việc đảm bảo trải nghiệm cuộc họp ảo suôn sẻ và hiệu quả. Zoom đã trở thành một công cụ thiết yếu để duy trì kết nối với đồng nghiệp, bạn bè và gia đình và biết cách mời người khác là một khía cạnh quan trọng để tối đa hóa chức năng của nó.
Trước khi đi sâu vào quy trình từng bước, chúng ta hãy xem nhanh một số điều kiện tiên quyết. Trước tiên, hãy đảm bảo bạn đã cài đặt ứng dụng khách Zoom trên máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay của mình. Nếu bạn chưa làm như vậy, hãy truy cập trang web Zoom và tải xuống ứng dụng khách. Sau khi cài đặt xong, hãy tạo tài khoản Zoom miễn phí hoặc đăng nhập bằng thông tin đăng nhập hiện có của bạn.
Bây giờ, hãy bắt đầu bằng việc mời ai đó tham gia cuộc họp Zoom. Có ba cách chính để mời người khác: qua email, liên kết cuộc họp Zoom hoặc bằng cách chia sẻ ID cuộc họp và mật mã. Đây là cách thực hiện:
Cách 1: Mời qua Email
Phương pháp này rất tốt để gửi lời mời được cá nhân hóa đến các cá nhân cụ thể. Chỉ cần mở ứng dụng email khách ưa thích của bạn, tạo thư mới và soạn thư mời họp. Bạn có thể sử dụng mẫu thư mời của chúng tôi bên dưới hoặc tạo thông điệp được cá nhân hóa của riêng bạn:
Chủ đề: Tham gia cuộc họp Zoom của tôi
Xin chào tên],
Tôi hy vọng email này sẽ đến được với bạn. Tôi muốn mời bạn tham gia cuộc họp Zoom [ngày và giờ]. Sẽ thật tuyệt nếu bạn có thể tham gia cùng chúng tôi! Đây là những thông tin chi tiết:
ID cuộc họp: [ID cuộc họp]
Mật mã: [Mật mã]
[Hướng dẫn hoặc chương trình bổ sung]
Vui lòng cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần thêm thông tin. Rất mong được gặp bạn trên Zoom!
Trân trọng,
[Tên của bạn]
Sau khi soạn email, bạn có thể gửi email trực tiếp từ ứng dụng email của mình hoặc sao chép văn bản lời mời vào khay nhớ tạm và dán vào nền tảng nhắn tin tức thời như Slack hoặc Microsoft Teams. Đảm bảo bao gồm liên kết cuộc họp, ID và mật mã nếu có.
Phương pháp 2: Chia sẻ liên kết cuộc họp Zoom
Nếu bạn thích một cách tiếp cận đơn giản hơn, chia sẻ liên kết cuộc họp Zoom là cách tốt nhất. Đây là cách bạn có thể làm điều đó:
1. Mở ứng dụng khách Zoom trên máy tính để bàn hoặc thiết bị di động của bạn.
2. Đăng nhập và điều hướng đến tab Trang chủ hoặc tab Cuộc họp.
3. Chọn cuộc họp đã lên lịch mà bạn muốn mời người khác tham gia.
4. Trong cửa sổ chính, bạn sẽ thấy các chi tiết cuộc họp cùng với nút "Mời". Nhấn vào nó.
5. Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện, hiển thị các tùy chọn chia sẻ khác nhau. Chọn một trong đó phù hợp với nhu cầu của bạn.
6. Bạn có thể sao chép liên kết cuộc họp vào bảng tạm của mình bằng cách nhấp vào nút "Sao chép URL". Ngoài ra, bạn có thể gửi lời mời qua email hoặc các nền tảng nhắn tin khác bằng cách nhấp vào "email" hoặc "các tùy chọn khác", tương ứng.
Phương pháp 3: Chia sẻ ID cuộc họp và mật mã
Nếu bạn thích chia sẻ trực tiếp các chi tiết cuộc họp, bạn có thể cung cấp ID cuộc họp và mật mã. Đây là cách bạn có thể làm điều đó:
1. Mở ứng dụng khách Zoom trên máy tính để bàn hoặc thiết bị di động của bạn.
2. Đăng nhập và điều hướng đến tab Trang chủ hoặc tab Cuộc họp.
3. Chọn cuộc họp đã lên lịch mà bạn muốn mời người khác tham gia.
4. Trong cửa sổ chính, bạn sẽ thấy các chi tiết cuộc họp cùng với nút "Mời". Nhấn vào nó.
5. Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện, hiển thị các tùy chọn chia sẻ khác nhau. Chọn tùy chọn "Sao chép lời mời".
6. Bây giờ bạn có thể chia sẻ chi tiết cuộc họp qua email, nền tảng nhắn tin hoặc bất kỳ kênh truyền thông nào khác. Chỉ cần dán thông tin được sao chép và cung cấp bất kỳ hướng dẫn bổ sung nếu cần thiết.
Đó là nó! Bạn đã học thành công cách mời ai đó tham gia cuộc họp zoom. Vui lòng chỉnh sửa các lời mời mẫu mà chúng tôi cung cấp để làm cho chúng được cá nhân hóa hơn hoặc tạo mẫu lời mời của riêng bạn dựa trên nhu cầu cụ thể của bạn. Với ba phương pháp này, bạn sẽ không gặp khó khăn gì khi mời người khác tham gia các cuộc họp zoom của bạn và tăng cường giao tiếp ảo.
Hãy nhớ rằng, giao tiếp là chìa khóa, vì vậy hãy rõ ràng và thân thiện trong lời mời của bạn. Tự động hóa quy trình bằng cách tạo các mẫu hoặc sử dụng các công cụ tích hợp cũng có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và làm cho nó hiệu quả hơn. Bây giờ hãy tiếp tục và mời các đồng nghiệp, bạn bè và gia đình của bạn tham gia cùng bạn trên Zoom!
Bước 1: Thiết lập tài khoản Zoom
Nếu bạn muốn mời ai đó tham gia cuộc họp zoom, bước đầu tiên là tạo tài khoản zoom. Chỉ cần đi đến trang chủ zoom và đăng ký tài khoản. Đây là một quá trình dễ dàng chỉ cần một vài bước. Khi bạn đã tạo một tài khoản, bạn sẽ có quyền truy cập vào tất cả các tính năng và chức năng của Zoom.
Trước khi mở Zoom, hãy chắc chắn rằng bạn có những điều kiện tiên quyết cần thiết. Đối với người dùng PC, bạn sẽ cần phải có hệ điều hành Windows 7, 8 hoặc 10. Người dùng Mac nên chạy macOS X với macOS 10. 6. 8 trở lên. Đối với người dùng di động, Zoom có sẵn cho cả điện thoại iOS và Android.
Khi bạn đã tạo thành công một tài khoản, bạn sẽ được chuyển hướng đến trang chủ zoom. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn khác nhau để lên lịch các cuộc họp, tạo ID cuộc họp và mời những người tham gia. Bạn cũng có thể nhập danh bạ từ điện thoại di động hoặc triển vọng nếu bạn cần mời những người cụ thể.
Để mời ai đó tham gia cuộc họp zoom, bạn có thể gửi cho họ lời mời qua email hoặc chia sẻ thông tin cuộc họp trực tiếp với họ. Khi bạn lên lịch một cuộc họp, Zoom sẽ tạo ID cuộc họp mà bạn có thể sao chép và dán vào email hoặc khách hàng nhắn tin. Bạn cũng có thể sử dụng chức năng "Mời" trong Zoom để trực tiếp gửi lời mời.
Nếu bạn đang mời một người chưa bao giờ sử dụng Zoom trước đây, thì nên cung cấp cho họ một lời nhắc nhở về Zoom là gì và làm thế nào để tham gia cuộc họp. Bạn có thể tìm thấy một danh sách các câu hỏi thường gặp (FAQ) trên trang chủ zoom. Bằng cách này, họ sẽ có tất cả thông tin họ cần để tham gia thành công cuộc gọi mà không gặp khó khăn gì.
Điều quan trọng cần lưu ý là khi mời ai đó đến một cuộc họp zoom, bạn phải luôn xin phép họ trước. Zoom được thiết kế để lưu trữ và tham dự các cuộc họp với sự đồng ý của tất cả những người tham gia. Thủ công một lời mời rõ ràng và chuyên nghiệp là điều cần thiết. Nếu bạn không chắc chắn về những gì cần nói hoặc làm thế nào để gửi lời mời, Zoom cung cấp một số mẫu lời mời được tạo sẵn mà bạn có thể sửa đổi để phù hợp hơn với nhu cầu của mình.
Bước 2: Lên lịch một cuộc họp
Khi bạn đã tạo tài khoản Zoom của mình và đã làm quen với những điều cơ bản của giao diện Zoom, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu các cuộc họp lập lịch. Lên lịch một cuộc họp trước cho phép bạn chọn ngày và giờ hoạt động tốt nhất cho mọi người tham gia, đảm bảo rằng tất cả những người tham gia đều có sẵn.
- Để lên lịch một cuộc họp, nhấp vào nút "Lên lịch một cuộc họp" nằm ở góc trên cùng bên phải của cổng thông tin Zoom. Ngoài ra, bạn có thể lên lịch một cuộc họp trực tiếp từ ứng dụng Lịch của bạn như Lịch Outlook hoặc Google.
- Nếu bạn đang sử dụng PC, bạn cũng có thể lên lịch cuộc họp bằng cách truy cập máy khách Desktop Zoom và nhấp vào nút "Lịch trình".
Khi lên lịch một cuộc họp, bạn sẽ cần cung cấp một số chi tiết cần thiết:
- Tiêu đề: Nhập một tiêu đề mô tả rõ ràng mục đích của cuộc họp.
- Ngày và giờ: Chọn ngày và giờ cho cuộc họp. Bạn có thể chọn một ngày và giờ cụ thể hoặc chọn tùy chọn định kỳ nếu cuộc họp sẽ diễn ra hoặc đang diễn ra.
- Thời lượng: Cho biết thời gian dự kiến của cuộc họp. Điều này sẽ giúp người tham gia lên kế hoạch cho lịch trình của họ cho phù hợp.
- Timezone: Chọn thời gian thích hợp cho cuộc họp để tránh bất kỳ sự nhầm lẫn nào.
- ID và mật khẩu gặp gỡ: Theo mặc định, Zoom tạo ID cuộc họp và mật khẩu. Tuy nhiên, bạn cũng có thể chọn sử dụng ID cuộc họp cá nhân của mình hoặc đặt mật khẩu để thêm bảo mật.
- Tùy chọn: Zoom cung cấp các tùy chọn khác nhau để nâng cao trải nghiệm cuộc họp. Bạn có thể bật hoặc vô hiệu hóa các tính năng như video người tham gia, âm thanh người tham gia và chia sẻ màn hình.
Ngoài các cài đặt cơ bản này, bạn cũng có thể tùy chỉnh lời mời cuộc họp của mình bằng cách thêm một liên lạc cá nhân. Thủ công một lời mời được viết tốt là một cách hữu ích để truyền đạt mục đích và chương trình nghị sự của cuộc họp. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc đưa ra đúng từ, bạn thậm chí có thể sử dụng mẫu được tạo sẵn hoặc lời mời mẫu.
Khi bạn đã chọn tất cả các tùy chọn cần thiết và tạo ra lời mời, nhấp vào nút "Lưu" hoặc "Lịch". Zoom sau đó sẽ tạo ra một liên kết cuộc họp duy nhất mà bạn có thể sử dụng để mời những người khác tham gia cuộc họp.
Trong bước tiếp theo của hướng dẫn từng bước này, chúng tôi sẽ thảo luận về các cách khác nhau để gửi lời mời họp zoom đến danh bạ của bạn. Tiếp tục đọc sách để học hỏi nhiều hơn!
Bước 3: Gửi lời mời email
Khi bạn có tất cả các cài đặt cần thiết và tính khả dụng, đã đến lúc gửi lời mời! Thực hiện theo hướng dẫn rõ ràng này để gửi lời mời họp zoom qua email:
- Mở ứng dụng Zoom của bạn hoặc truy cập trang web Zoom trên máy tính để bàn của bạn.
- Trong ứng dụng Zoom hoặc trên trang web, nhấp vào nút "Lịch".
- Điền vào các chi tiết cuộc họp, chẳng hạn như chủ đề, ngày, thời gian và thời lượng.
- Chọn bất kỳ cài đặt bổ sung nào bạn muốn, chẳng hạn như yêu cầu mật khẩu cuộc họp.
- Trước khi bạn gửi lời mời, hãy kiểm tra sự sẵn có của những người bạn muốn mời. Bạn có thể thực hiện điều này theo cách thủ công bằng cách gọi hoặc nhắn tin cho họ hoặc bằng cách sử dụng trợ lý AI như Zeeg. ai để tự động hóa quy trình.
- Trong phần "Người tham dự mời", nhập địa chỉ email của những người bạn muốn mời. Nếu bạn có một cuộc họp lớn hơn và không thể nhớ email của mọi người, bạn có thể nhập chúng từ tệp CSV hoặc sử dụng mẫu.
- Nếu bạn muốn gửi tin nhắn cá nhân cho người tham dự, bạn có thể sửa đổi văn bản mời mặc định.
- Trong phần "Tùy chọn cuộc họp", bạn có thể chọn gửi lời mời có hoặc không có mật khẩu cuộc họp.
- Nhấp vào nút "Lịch trình" để gửi lời mời.
Khi các lời mời được gửi thành công, bạn có thể tiếp tục với các nhiệm vụ khác. Zoom sẽ gửi lời nhắc cho những người tham gia trước cuộc họp và bạn cũng có thể chia sẻ liên kết lời mời qua email hoặc các ứng dụng nhắn tin khác để dễ dàng truy cập. Lời mời cũng có thể chia sẻ thông qua một liên kết trực tiếp hoặc mã QR, cho phép mọi người tham gia cuộc họp chỉ bằng một cú nhấp chuột, ngay cả khi họ không có tài khoản Zoom.
Đó là nó! Bây giờ bạn đã gửi thành công các lời mời họp zoom của mình. Trong phần tiếp theo, chúng tôi sẽ xem xét một số câu hỏi thường gặp và cung cấp các mẹo bổ sung cho lịch trình mời hiệu quả.
