Cho dù bạn đang nói về những bức thư gia đình quý giá hay thư từ kinh doanh quan trọng, một số thông tin vẫn quá quý giá để đánh mất. Mặc dù email của bạn an toàn trước các lỗi cơ học trên máy chủ của Google, bạn vẫn có thể mất dữ liệu trong trường hợp tài khoản không hoạt động hoặc bị đánh cắp danh tính. Điều đó khiến bạn nên sao lưu email thường xuyên. Gmail không cung cấp một phương pháp đơn giản để xuất email liên tục, nhưng bạn có thể nhận được kết quả tương tự bằng cách sử dụng chương trình của bên thứ ba để tải xuống email của mình.
POP & IMAP
Hầu hết các giải pháp toàn diện đều yêu cầu bật POP hoặc IMAP trong Gmail trước rồi sử dụng một trong các dịch vụ này để tải email của bạn xuống ứng dụng email chuyên dụng như Thunderbird hoặc Outlook, tới thiết bị thông minh như iPhone hoặc chương trình của bên thứ ba dành riêng cho email lưu trữ như Sao lưu Gmail. Sau khi tải xuống các email, bạn có thể thực hiện với chúng theo ý muốn. Đừng bị ám chỉ bởi những từ viết tắt. “POP” là viết tắt của Post Office Protocol và “IMAP” là viết tắt của Internet Message Access Protocol. Điều đó thực sự có nghĩa là cả hai đều cung cấp cách truy xuất email từ máy chủ từ xa, như máy chủ Gmail của Google.
Cấu hình & Rủi ro
Gmail cung cấp dịch vụ miễn phí cho cả POP và IMAP. Bạn có thể bật một trong hai tính năng này trong Cài đặt Gmail. Gmail cũng cung cấp hỗ trợ để giúp bạn định cấu hình ứng dụng khách để bạn không phải thực hiện một mình nếu bạn không biết phải làm gì. Tuy nhiên, hãy cẩn thận rằng bạn định cấu hình cài đặt của mình một cách chính xác khi bạn thiết lập điều này. Nếu không chú ý, bạn có thể vô tình xóa email khỏi thư mục Gmail sau khi tải xuống hoặc làm ô nhiễm các bản sao lưu email của bạn do thường xuyên cập nhật chúng.
Bộ lọc Gmail
Là một giải pháp thay thế ít mạnh mẽ hơn nhưng dễ dàng hơn cho POP hoặc IMAP, bạn có thể sử dụng bộ lọc Gmail để tự động chuyển tiếp email đến đến một ứng dụng email chuyên dụng, sau đó bạn có thể thực hiện với email theo ý muốn - giống như khi bạn đã tải xuống bằng POP hoặc IMAP. Bạn có thể thiết lập bộ lọc trong Cài đặt Gmail.
Gmail ngoại tuyến
Google cung cấp một ứng dụng có tên là Gmail ngoại tuyến cho phép bạn sử dụng Gmail mà không cần kết nối Internet. Nó hoạt động bằng cách tải xuống tất cả thông tin cần thiết để chạy Gmail vào máy tính cá nhân của bạn, bao gồm tất cả email, nhãn, danh bạ và thông tin cá nhân khác của bạn. Điều này có nghĩa là bạn có thể truy cập ngoại tuyến các email của mình và thậm chí gửi các email mới — mặc dù chúng sẽ không thực sự đi ra ngoài, cũng như bạn sẽ không nhận được email đến cho đến khi bạn kết nối lại với Internet. Nếu bạn không cần xuất vĩnh viễn email của mình hoặc chuyển nó sang một định dạng tệp mới mà chỉ muốn có thể truy cập ngoại tuyến, Gmail ngoại tuyến có thể cung cấp giải pháp tốt nhất.
